Die Genehmigung neuer Projekte vom Antrag bis zur Freigabe hat sich vereinfacht, denn sie erfolgt nun durchgängig digital, zugleich lassen sich Projekte deutlich effizienter abwickeln und schneller abschließen. Dadurch und durch die Tatsache, dass Projektmitglieder auf ein und dasselbe Dokument zugreifen und es gemeinsam bearbeiten können, bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für Kernaufgaben. Alle projektbezogenen Daten und Dokumente werden dazu zentral und einheitlich auf der Plattform zusammengeführt – Stichwort Single-Source-of-Truth –, und auf einer einfach zu bedienenden Oberfläche konsistent verwaltet und gepflegt.

Das und die Tatsache, dass Genehmigungsprozesse workflow- und eventgesteuert erfolgen, und übergeordnete Stellen – Portfoliomanagement, Projektgremium, Vorstand – automatisch per E-Mail informiert werden, falls ein Eingreifen oder eine Aktion erforderlich sind, ist ein weiteres Plus. Ampelfunktionen signalisieren zudem auf einen Blick, wo sich ein Projekt in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität bewegt, und schaffen über alle Projekte hinweg eine klare Sicht auf die Gesamtsituation, die aber nur bestimmten Anwendergruppen wie dem Vorstand oder dem Projektportfoliomanagement vorbehalten ist. Statuswerte und Finanzdaten dagegen dürfen ausschließlich ProjektmanagerInnen ändern.

Die Einrichtung von Projekträumen in Form einer SharePoint-Webseite gestaltet sich ebenfalls recht einfach, und auch der Aufwand, um Dokumente zu erstellen, zu übermitteln und zu prüfen, ist im Vergleich zu früher deutlich geringer. Kosteneinsparungen sind ein weiterer positiver Aspekt: Da das MDC SharePoint Server 2019 schon geraume Zeit einsetzt, fielen Zusatzausgaben für Anschaffung, Lizenzen, Betrieb und Wartung einer Third-Party-Projektsoftware sowie für die Beschäftigung zusätzlicher IT-Experten weg.

Nach intensivem Auswahlprozess entschied sich das MDC für die msg services, ein Mitglied der international tätigen msg-Gruppe, als IT-Partner, die durch ihr Know-how in Bezug auf ein digitales Projektmanagement mit SharePoint Server 2019 und den individuellen Lösungsansatz überzeugte. Dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit aller Beteiligten und durch den Einsatz der agilen Scrum-Methode konnte die Plattform unter exakter Einhaltung von Zeitplan und Budget realisiert und in Betrieb genommen werden. Die Einführung erfolgte aufgrund der Corona-Pandemie remote. Aktuell bauen die Experten von msg services die Projektplattform gemäß den Anforderungen des Kunden aus. Das MDC evaluiert zudem die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse mit SharePoint Server 2019.

Über die vielfältigen Vorteile, die das Max-Delbrück-Centrum aus der Digitalisierung des Projekt- und Portfoliomanagements zieht, informiert ausführlich eine Fallstudie. Sie kann unter folgendem Link in Form einer PDF-Datei auf der Webseite der msg services ag heruntergeladen werden: https://www.msg-services.de/downloads

Profil Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin (MDC)
Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft (MDC) ist ein international renommiertes biomedizinisches Forschungszentrum in Berlin mit rund 1.700 Beschäftigten. Sein Namensgeber, der Nobelpreisträger Max Delbrück, hat die moderne interdisziplinäre Genetik und Molekularbiologie mitbegründet. Ziel der wissenschaftlichen Forschungen ist es, molekulare Mechanismen von Gesundheit und Krankheit zu entschlüsseln und die gewonnenen Einsichten schnellstmöglich in die klinische Anwendung zu überführen. Das ist etwa im Hinblick auf die Corona-Pandemie von hoher Bedeutung. Einen festen Platz in der Forschungsarbeit haben daher auch Data-Science-Technologien.