Veraltete Systeme bringen Prozesse zum Rosten

Bis dato wickelte die Gustav Barth GmbH ihre Prozesse mit dem ERP-System NAV 2009 ab. Über die Jahre mussten sehr viele Anpassungen im System vorgenommen werden, was schließlich dazu führte, dass keine Updates mehr durchgeführt werden konnten. Das System war schlichtweg „verprogrammiert“ worden; eine neue Business-Software Lösung war unabdingbar. Nach einer Prozessanalyse und -auswertung wurde auf Basis der Anforderungsspezifikationen die Ausschreibung veröffentlicht, die vorsah, dass eine neue Version von NAV eingeführt werden sollte. Nichtsdestotrotz ging BE-terna mit Microsoft Dynamics 365 F&O ins Rennen, da die Lösung die Branchenansprüche bestmöglich abdeckt.

Microsoft Dynamics 365 F&O vom Vertrieb bis zur Logistik

Die Lagerverwaltung und der Vertrieb sind das Hauptaugenmerk der Implementierung. Hier kann Dynamics 365 F&O, im Vergleich zu SAP, besonders durch seine Anwenderfreundlichkeit punkten. Des Weiteren ist geplant die Business Software sowohl bei Gustav Barth mit Hauptsitz in Renningen als auch in der Barth Metall GmbH in Hainichen einzuführen. Besonders den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Logistik gilt es bei der Integration Aufmerksamkeit zu schenken, da hier alle Module von F&O zum Einsatz kommen sollen. Im Finanzbereich wird in Zukunft die Buchhaltung über die neue Business-Software Lösung abgewickelt und im Rechnungseingangsbereich über eine Schnittstelle an das vorhandene DMS angebunden. Im Transportmanagement (Bereich Logistik) besteht die Herausforderung darin, ein weiteres System für die Tourenplanung und der daraus resultierenden optimalen Abladereihenfolge der LKWs zu integrieren.

BE-terna als zuverlässiger Ansprechpartner

BE-terna konnte als Partner für Systemintegration, durch das Vorprojekt inklusive des detaillierten Projektentwurfs überzeugen. Der Kunde erhielt dadurch einen genauen Einblick darüber, welche Bereiche abgedeckt und welche angepasst werden müssen. Vor allem die Updatefähigkeit war dem Kunden wichtig und wird von BE-terna gewährleistet werden. Andreas Votteler, Geschäftsführer von Gustav Barth zeigt sich begeistert:"Von vornherein war sichtbar, dass sich BE-terna extrem viel Mühe gegeben hat."

Ein weiterer wichtiger Aspekt für den Geschäftsführer war es, von Beginn bis zum Ende der Systemeinführung denselben Ansprechpartner zu haben.

"Bei vielen Beratungsunternehmen werden die guten Leute zum Auswahltermin geschickt und nachher setzen andere Leute das Projekt um, die eventuell weniger erfahren sind," äußert sich Herr Votteler dazu. BE-terna setzt auf Kundenzufriedenheit und stellt dem Metallspezialisten ein konstant bleibendes und kompetentes Projektteam zur Seite – vom Vorprojekt bis zum geplanten Go-live.

Microsoft Dynamics 365 F&O für mehr Kundenzufriedenheit

Die Kunden von Gustav Barth sind größtenteils Handwerksfirmen, die für den Datenaustausch häufig DATANORM nutzen.Nach einem Serverupdate war es für sie nicht mehr möglich Daten zu empfangen, weshalb Gustav Barth Gefahr lief Aufträge zu verlieren. Mit der Dynamics 365 F&O-Lösung und der Expertise des BE-terna-Teams können fortan bessere Durchlaufzeiten, Update-Fähigkeit und eine einheitliche Datenbasis erzielt werden. Außerdem kann dank Microsoft Dynamics 365 nun auf einige Drittsysteme verzichtet werden.

Die Vorteile der Cloud

Gleichzeitig mit der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 entschied sich der Metallexperte auch für die Cloud. War zunächst eine Integration On-Premises geplant, wagte Gustav Barth nach Abwägung der Vor- und Nachteile einen weiteren Schritt in Sachen Digitalisierung. Der Grund für die anfängliche Skepsis war die Preisstabilität, denn Andreas Votteler befürchtete die Daten aus der Hand zu geben und somit eine Abhängigkeit zum Anbieter zu schaffen. Vor allem in Anbetracht der aktuellen Corona-Maßnahmen, die immer mehr Remote Work und Homeoffice von Unternehmen und Mitarbeitern abverlangt, ist der Geschäftsführer nun glücklich bald den Wechsel in die Cloud geschafft zu haben: "Es war rückblickend sinnlos sich mit Händen und Füßen gegen die Cloud zu wehren. Zukünftig profitiert vor allem der Außen- und Innendienst sehr von der Zugänglichkeit der Daten."

In der Cloud ist keine zusätzliche Infrastruktur mehr nötig. Die Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit sich ganz einfach mit dem Browser zu verbinden und so die benötigten Informationen abzurufen. So gelingen Implementierungsworkshops auch ohne zusätzlichen Aufwand.

Dynamics 365: Automatisierung in allen Unternehmensbereichen

Großes Potenzial sieht Andreas Votteler auch in der baldigen Einführung von Scannern im Warenlager. Gustav Barth stellt unter anderem Metallrollen her, diese variieren aufgrund von Herstellungstoleranzen im Gewicht. So kann es sein, dass eine Rolle 59 kg wiegt und eine andere 60 kg. Abgerechnet werden muss natürlich exakt das gelieferte Gewicht. Bisher wurde das händisch erfasst, an den Versand weitergegeben und dort nochmals manuell abgetippt. Ein Prozess mit vielen möglichen Fehlerquellen, der mit Microsoft Dynamics 365 F&O und der Einführung von Scannern nun komplett automatisiert wird. Weitere Vorteile sieht Herr Votteler in den Intercompany Funktionalitäten:"Bisher werden die Einkaufseinträge der verschiedenen Standorte händisch eingetragen, was in manchen Fällen zu Bestandsfehlkalkulationen führen kann. In Zukunft wird dieser Prozess durch F&O weitgehend automatisiert."

Agil und transparent: Die Projektmethodik von BE-terna

Dank der transparenten Arbeitsweise von BE-terna, ist es Gustav Barth zu jedem Zeitpunkt möglich den Status des Projekts abzurufen und Abläufe zu überwachen. Andreas Votteler ist begeistert von den neuen Funktionen, die schon im Verlauf der Implementierung sichtbar werden: "Im Vergleich zu früheren Projekten, ist das nicht nur eine andere Liga, sondern eine andere Sportart."

Auch freut sich Andreas Votteler auf die zukünftige Zero Downtime Funktionalität innerhalb der Microsoft Software, da dadurch Updates Ihren Schrecken verlieren und die neuen Funktionen ohne Unterbrechung verfügbar sind. Die Analyse der Daten aus dem ERP-System wird zukünftig über Microsoft Power BI erfolgen, die Implementierung durch den Kunden selbst ist bereits im Gange.

Über Gustav Barth GmbH

Mehr als Metall – ist das, was Gustav Barth anbietet. Mit einem Sortiment von über 7.000 Artikel hat Gustav Barth alles, was man benötigt, um in der Klempner- und Bedachungstechnik gute Arbeit zu leisten. Ein großflächiges Lager mit modernem Maschinenpark ermöglicht es dem Metallexperten, noch besser auf Kundenwünsche einzugehen. Die moderne Logistik mit eigenem Fuhrpark garantiert eine schnelle Lieferung – und fachkundige Beratung gibt es noch obendrauf. Das ist es, wofür Gustav Barth einsteht.