Die Herausforderung: Der Dokumentenmanagement Prozess

Im Lebensmitteleinzelhandel sind die zentralen Personalabteilungen mit einer Menge Papierkram konfrontiert, um wichtige Informationen ihrer Mitarbeiter und der Prozesse in den Filialen zu erhalten. Die notwendigen digitalen Papierformulare werden von der Personalabteilung über den internen Postversand an den jeweiligen Standort geschickt. Der Mitarbeiter druckt diese, füllt sie aus und unterschreibt das physische Dokument, welches anschließend gescannt und digital an die Personalabteilung zurückgeschickt wird. Die ausgedruckten signierten Originale müssen ebenfalls archiviert werden, was zusätzlichen Aufwand verursacht. Die Angaben werden dann manuell zurück in das HR-System übertragen. Wenn das Papierformular falsch oder unleserlich ausgefüllt wird, ist zusätzlicher Aufwand erforderlich, um die Daten im System zu korrigieren. Dieser Prozess erfordert viel Zeit, Geld, physischen Speicherplatz und eine Menge anderer Ressourcen.

Aktuelles Fallbeispiel: Implementierung der e-Signatur in der Personalabteilung eines großen Lebensmittelhändlers

Seit der Implementierung der e-Signatur-Lösung von StepOver wickelt die Personalabteilung eines führenden Lebensmitteleinzelhändlers den administrativen Dokumenten Management Prozess zwischen der Zentrale und den Filialen über Landesgrenzen hinweg über das digitale Mitarbeiterportal der Unternehmensanwendung ab und bearbeitet alle Dokumente elektronisch. Das Portal generiert über Vorlagen oder Stichwortsuche automatisch elektronische Dokumente. Diese beinhalten verpflichtende und optionale Unterschriftenfelder, die der Mitarbeiter dann mit einem Unterschriftenpad (in diesem Fall duraSign Pad Brilliance) ausfüllt und online unterschreibt. Nach dem Ausfüllen wird das Dokument an den Server des Lebensmittelhändlers zurückgeschickt und dort automatisch weiterbearbeitet und zu Revisionszwecken elektronisch archiviert.

Die Signaturpads von StepOver erfassen die biometrischen Daten der Unterschrift, die aus individuellen Merkmalen wie Druck, Beschleunigung und Richtung der Unterschrift bestehen. Die patentierte Software für verschlüsselte Signaturen vereint die biometrischen Daten der Unterschrift mit den im Dokument enthaltenen Informationen. Jede Manipulation des signierten PDFs kann anhand der Prüfsumme zuverlässig erkannt werden.

Der elektronische Dokumentenprozess des Lebensmitteleinzelhändlers ist so durch die online Unterschrift optimiert, was zu einer enormen Reduzierung des Papierverbrauchs und enormen Einsparungen bei den Transferkosten führt. Die Prozesse werden nun in viel kürzerer Zeit durchgeführt – dank der elektronischen Unterschrift.

Bitte kontaktieren Sie unser Team für eine kostenlose Beratung, um mehr über elektronische Signaturen zu erfahren und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.