Mangels physischer Nähe kann man den Betroffenen nur mit Worten, ob nun persönlich oder schriftlich, Zuwendung schenken und das Gefühl geben, dass sie nicht allein sind. Das ist einfacher bei Menschen, denen man nahesteht als bei solchen, die man z. B. nur von der Arbeit her kennt oder weil sie in der gleichen Straße wohnen. Trotzdem sollte man bei einer Begegnung, ob persönlich oder virtuell, ein Zeichen des Mitgefühls geben. Vermeiden Sie Floskeln wie „Herzliches Beileid“ oder „Ich kondoliere Ihnen“. Persönlicher und natürlicher ist z. B.: „Es tut mir leid, dass Sie Ihre Mutter verloren haben“; „Ich habe gehört, dass Ihr Vater gestorben ist. Das tut mir sehr leid“.  Was Sie sagen, sollte von Herzen kommen. Nehmen Sie den Trauernden niemals ihr Leid weg, indem Sie relativieren oder versuchen, die Trauer mit Redensarten zu lindern. Für Hinterbliebene ist es wichtig, dass sie in ihrer Trauer ernst genommen werden. Ratschläge sind fehl am Platz.

Eine Karte oder ein Brief sind vor allem dann wertvoll, wenn der Text persönlich und individuell ist, also keine geschwollenen Formulierungen verwendet werden, die nicht zum eigenen Stil passen. Schreiben Sie handschriftlich und mit schwarzer Tinte und ergänzen Sie vorgedruckte Kondolenzkarten immer mit persönlichen Worten. Schreiben Sie, was Sie wirklich empfinden. Wenn Sie die verstorbene Person persönlich kannten, bringen Sie ihre Beziehung und gemeinsame Erlebnisse ein. Zeigen Sie Respekt vor ihren Besonderheiten und persönlichen oder beruflichen Verdiensten. Wenn Sie die verstorbene Person nicht gut oder gar nicht persönlich kannten, wie die Mutter oder den Vater einer Bekannten, können Sie z.B. so darauf eingehen: „Ich bin Deiner Mutter nur einmal begegnet, aber sie hatte eine herzliche, offene Ausstrahlung. Oder „Ich kannte Deinen Vater nicht persönlich, aber ich weiß, dass Ihr Euch nahe standet und dass Dir diese Beziehung nun fehlen wird“.

Wertschätzung zeigen Sie auch mit der Wahl des Schreibmaterials

Für Briefe verwenden Sie am besten schlichtes, weißes Briefpapier, das schwerer ist als 80 g/m2. Schwarz umrandetes Papier und Umschläge sind der Trauerfamilie vorbehalten und werden nicht bei Kondolenzschreiben an die Trauerfamilie benutzt. Benutzen Sie eine Briefmarke, keine maschinelle Frankierung. Das gilt auch für einen Trauerfall Im geschäftlichen Umfeld. Schreiben Sie nicht auf Firmenpapier mit dem Logo und der Bankverbindung. Tabu sind Kondolenzschreiben per E-Mail, allerdings kann man einer nahestehenden Person im ersten Schockmoment eine mitfühlende Textnachricht schicken, dies ersetzt jedoch nicht eine Karte oder einen Brief.

Zeigen Sie Empathie

Nehmen Sie sich Zeit. Hören Sie zu und sprechen Sie über den Verstorbenen, wenn Trauernde das Bedürfnis haben zu reden. Machen Sie konkrete Hilfsangebote. Sätze wie „Ruf mich an, wenn du etwas brauchst“ helfen wenig. Fragen Sie nach und lassen Sie entstehende Trauerreaktionen zu. Und stellen Sie Blickkontakt her, denn die Augen sind die Fenster der Seele. Gerade in Zeiten, wo wir eine Maske tragen und Abstand halten müssen, ist das ganz wichtig.