Digitale Signaturen und E-Rechnungen finden in den Büros in Deutschland zunehmend Verbreitung. Hierbei sind die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) klar an der Spitze: Ganze 40 Prozent nutzen bereits digitale Signaturlösungen. Das hat eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Für die Studie[1] „Digital Office Index“ (DOI) führte Bitkom zum dritten Mal eine reprä­sentative Befragung von mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern durch. Der DOI bildet die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, ihren Fortschritt und ihre Effekte ab. Die Studie liefert auch erstmals Erkenntnisse über den Digitalisierungs­grad in der öffentlichen Verwaltung, der dem Durch­schnitt aller Umfrageteilnehmer entspricht. An erster Stelle der Branchen stehen Banken und Finanzdienstleister.

Dokumente sicher und kontaktlos unterzeichnen

Besonders digitale Signaturen und E-Rechnungen finden in den Büros in Deutschland zunehmend Verbreitung. Mithilfe von elek­tro­nischen Signaturen lassen sich Verträge, Rechnungen und andere Dokumente rechtssicher, ortsunabhängig und innerhalb weniger Minuten digital unterschreiben und austauschen. Die Nutzung von digitalen Signaturlösungen hat seit der letzten Befragung deutlich zugenommen: Waren sie 2018 bei 13 Prozent der befragten Unter­nehmen im Einsatz, sind es 2020 bereits 18 Prozent, also bei fast jedem fünften Unternehmen. Und dieser Trend wird sich voraus­sichtlich fortsetzen: Planten 2018 noch 8 Prozent der befragten Unternehmen, künftig digitale Signaturlösungen zu verwenden, verdoppelte sich diese Zahl 2020 auf 16 Prozent. Im Zuge dessen setzen auch immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen: 2018 erstellten 53 Prozent der Befragten mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch, 2020 sind es bereits 65 Prozent, also fast zwei Drittel. Überraschender Spitzenreiter: öffentliche Verwaltungen. 88 Prozent der Befragten dieser Branche gaben an, mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch zu erstellen.

Digitalisierung in Unternehmen nimmt zu

Bei der vermehrten Nutzung von digitalen Lösungen spielt die Corona-Pandemie eine wichtige Rolle: 18 Prozent der Befragten sagten, dass Corona die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungs­prozessen in ihrem Unternehmen beschleunigt habe. Zudem gaben 55 Prozent der Umfrageteilnehmer an, aufgrund von Corona die Investition in die Hardwareausstattung erhöht zu haben, und bei 39 Prozent war dies auch bei der Softwareausstattung der Fall. Insgesamt wird die Digitalisierung in Unternehmen und Behörden in naher Zukunft noch einmal deutlich an Fahrt aufnehmen. Knapp drei Viertel (74 Prozent) der befragten Unternehmen besitzen bereits eine Digitalisierungsstrategie und somit 6 Prozent mehr als noch 2018.

„Durch die Digitalisierung von Geschäftsabläufen sparen Unter­nehmen und Behörden Zeit und Geld, gerade jetzt während der Corona-Pandemie. So sorgen etwa Signaturprozesse, die per Post oder E-Mail abgewickelt werden, oftmals für Verzögerungen. Dadurch können Unternehmen regelmäßig Einnahmen verloren gehen. Mithilfe von digitalen Signaturlösungen wie FP Sign lassen sich Verträge und Rechnungen innerhalb weniger Minuten rechtssicher und ortsunab­hän­gig unterzeichnen und austauschen“, sagt Stephan Vanberg, Geschäftsführer FP Mentana-Claimsoft.

[1] https://www.bitkom.org/doi-2020