Henning Wachsmuth, Geschäftsführer der Personalberatung xinonet in Hamburg, sieht große Spielräume Personalgespräche nutzbringend zu gestalten: "Ganz gleich, ob Sie als Mitarbeiter oder als Vorgesetzer in den Termin gehen. Überraschen Sie Ihren Gesprächspartner mit Kompetenz, Zeit und neugierigem Zuhören."

Man solle ein solches Gespräch als Chance verstehen und nicht als Belastung, so Wachsmuth. "Nutzen Sie das Gespräch für einen Gedankenaustausch über das gemeinsame Unternehmen." – dafür müsse man sich aber auch informiert und Gedanken gemacht haben: man sollte sich im Vorfeld mit seinem Gesprächspartner beschäftigen. Dabei geht es nicht um das Abarbeiten von Tätigkeiten, wie es oft üblich ist, sagt der erfahrene Personaldienstleister: "Fragen Sie sich doch zusätzlich auch: Was hat mein Mitarbeiter / Vorgesetzter geleistet? Wo konnte ich ihn unterstützen, wo vielleicht nicht? Wie möchte ich in Zukunft mit ihm zusammenarbeiten? Es geht dabei um gegenseitiges Verständnis und einen letztlich gemeinsamen Nutzen."

Das Gespräch ist auch ein guter Zeitpunkt, Ideen einzubringen. "Wenn nicht in einem Vieraugengespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten, wann soll dann effektiv über zukunftsweisende Ideen geredet werden?", fragt Wachsmuth und ergänzt: "Wie ist ein Mitarbeiter besser zu beurteilen, als in einer Diskussion über Ideen? Hier lässt sich doch genau sehen, wie er sich einbringt, was er fachlich beitragen kann, wie er mit neuen Ansätzen umgeht. Umgekehrt ist für den Mitarbeiter offensichtlich, ob der Vorgesetzte überhaupt noch begeisterungsfähig ist und wie er mit Ideen seiner Untergebenen umgeht."

Und schließlich sollte ein Gespräch immer einem Ziel dienen, und nicht Selbstzweck sein. Mindestens eine Zielvereinbarung sollte am Ende geschlossen werden. "Jahresgespräch ist nur dann fruchtbar, wenn etwas aus dem Austausch folgt.", ergänzt Wachsmuth.

Nicht in jedem Unternehmen gibt es allerdings Jahresgespräche. Gerade jüngere Firmen haben dieses Instrument oft noch nicht etabliert. In diesem Fall sollten sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte von sich aus das Gespräch suchen. Sicher, vor allem in Start ups wird sowieso viel miteinander geredet und diskutiert. Doch das ist nicht dasselbe wie ein konzentriertes und beiderseitig gut vorbereitetes Vieraugengespräch.

"Besonders Vorgesetzte sind in der Pflicht, den Jahresgesprächen ihren negativen Nimbus zu nehmen. Mitarbeiter dürfen keine Angst vor diesem Termin haben, sondern sollen sich voll in das Gespräch einbringen", wirbt Wachsmuth für den offenen Austausch. Dafür dürfe es nicht (nur) um den Job gehen, sondern in erster Linie um das Unternehmen "und darum, wie man gemeinsam noch erfolgreicher sein kann."