Als im Januar 1866 von 22 badischen Unternehmern die „Gesellschaft zur Überwachung und Versicherung von Dampfkesseln“ in Mannheim gegründet wurde, legten diese den Grundstein für den späteren Erfolg als anerkannte „Marke“ für Sicherheit und Qualität. Die Gesellschaft hat es sich zur Aufgabe gemacht „Mensch und Umwelt vor den schädlichen Auswirkungen der Technik zu schützen“. Nach über 150 Jahren Erfolgsgeschichte zählt das Unternehmen mittlerweile 25.000 Mitarbeiter an über 1.000 Standorten weltweit. Heute steht die TÜV SÜD AG, mit Hauptsitz in München, international für Qualitäts-, Sicherheits- und Nachhaltigkeitsstandards. Sie unterstützt Unternehmen von der Chemie- und Prozessindustrie bis hin zum Immobiliensektor unter anderem bei Themen wie der Auditierung und Systemzertifizierung, bei Inspektionen sowie bei der Prüfung und Zertifizierung ihrer Produkte.

Besonders im Fokus stehen seit einigen Jahren zunehmend die Globalisierung und die digitale Transformation. Als Wegbereiter für die globale Digitalisierung und Vernetzung hat sich TÜV SÜD zum Ziel gesetzt, Vertrauen in neue Technologien zu schaffen und einen kontinuierlichen Fortschritt zu ermöglichen, um somit den Weg für eine sichere und nachhaltige Zukunft zu bereiten. Das spiegelt sich auch in den eigenen Qualitätsansprüchen der Prüforganisation wider. „Vor der Einführung einer QM-Software für gesamtheitliche Dokumenten-Workflows waren unsere QM Dokumente aus verschiedenen Geschäftsbereichen auf unterschiedlichen Plattformen verteilt,“ erzählt Alex von Mylius, Director für Certification & Quality Management bei der TÜV SÜD Product Service Division. „Dabei handelte es sich ausschließlich um Ablagen, auf denen die aktuellen Dokumente zur Verfügung gestellt wurden. Die Freigabe-Workflows erfolgten dabei außerhalb dieser Plattformen in anderen Systemen oder per E-Mail sowie analog auf Papier.“ Zielsetzung war es, die interne QM-Dokumentation zu zentralisieren, den gesamten Dokumentenlenkungsprozess digital und übersichtlich abzubilden sowie die Effizienz zu steigern. Dabei setzt das Unternehmen bereits seit 2016 auf die QM-Software roXtra.

roXtra überzeugt mit Know-how und Anwenderfreundlichkeit

Die Einführung und Nutzung von roXtra erfolgte zunächst in zwei Geschäftsbereichen der TÜV SÜD AG. Durch einen kontinuierlichen Rollout und regelmäßigen Importtagen wurde das System auf weitere Geschäftsbereiche sowie auch weitere globale Regionen ausgeweitet. Der Vorteil: roXtra kann unternehmensweit als Dokumentenlenkungssystem genutzt werden, während die verschiedenen Geschäftsbereiche sich selbst administrieren können. So profitiert TÜV SÜD von einer weltweit genutzten, zentralen Plattform für alle QM-Dokumente, erhält eine bessere Kontrolle über die Lenkung sämtlicher Dokumente und mithilfe der direkten PDF-Ansicht einen schnellen und einfachen Zugriff. Die Bearbeitung ist dank des roXtra EditClient stark vereinfacht. Dieser ermöglicht zusätzlich, bestimmte Felder wie die Dokumenten-ID oder -titel sowie die Revisionsnummer direkt im Dokument zu hinterlegen. Auch die Verteilung erfolgt schnell, zuverlässig und kontrolliert durch Empfangs- und Lesebestätigungen. „Mit der Implementierung von roXtra und der sehr anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche wurden die Prozesse unserer Qualitätsmanagementbeauftragten sehr viel effizienter, gleichzeitig wurden die Fehler in den Dokumenten minimiert – hierbei halfen insbesondere die sehr nützlichen roXtra Felder. Die Software wurde auch von allen Akkreditierungsstellen und Behörden, die uns auditieren, sehr gut aufgenommen,“ erklärt von Mylius.

Inzwischen nutzen weltweit 24.000 Mitarbeiter an mehr als 150 Standorten der TÜV SÜD die Software im alltäglichen Betrieb. Davon sind es 18.000 Mitarbeiter, welche roXtra standardmäßig mit englischer Oberfläche im Einsatz haben. 6.000 Mitarbeiter in Deutschland nutzen die Software mit deutscher Nutzeroberfläche. TÜV SÜD hat hierbei diverse Bereiche – nach Regionen, Standorten und Geschäftsbereichen – definiert, die jeweils eigene Bereichsadministratoren haben. Diese betreuen die roXtra-Nutzer und Mitarbeiter in ihren Bereichen. Ein zentrales Admin-Team arbeitet eng mit dem Roxtra-Team zusammen und steht wiederum den Bereichsadministratoren mit Rat und Tat zur Seite.

Darüber hinaus sind über 1.000 externe Stakeholder – darunter Auditoren – eingebunden und haben Zugriff auf das System. „Das hat die Zusammenarbeit stark vereinfacht, da diese externen Mitarbeiter nun einfach über neue Dokumente informiert werden und einfach auf diese zugreifen können,“ verrät von Mylius.

Spezielle Entwicklung für besondere Anforderungen

Einige der Bereiche bei TÜV SÜD unterliegen sehr komplexen, regulatorischen Anforderungen. Für die Zuordnung von Normen und Regelwerken über die Ordner- und Dokumentenstruktur hinaus bis hin zu einzelnen Dokumenten-Abschnitten wurde vom Roxtra-Team die Funktion Globale Felder speziell für TÜV SÜD entsprechend angepasst und erweitert. Das hilft innerhalb von Dokumenten bei der Identifizierung von Passagen und Stellen, an denen etwas angepasst werden muss. Darüber hinaus unterstützt diese Funktion dabei, Behörden gegenüber klarer darzustellen, wo und wie genau die jeweiligen regulatorischen Anforderungen umgesetzt wurden. Zudem hat Roxtra eine spezielle Abo-Funktion für Dokumente entwickelt, bei der die Mitarbeiter immer per E-Mail benachrichtigt werden, sobald sich an dem abonnierten Dokument etwas ändert.

Eine weitere Besonderheit ist die Anbindung an die zentrale, interne Suchmaschine. Über eine Web API-Schnittstelle hat Roxtra ermöglicht, dass die zentrale, interne Suchmaschine des TÜV SÜD auch roXtra Dokumente indiziert und Mitarbeiter diese somit schneller und einfacher finden können. Diese Funktion wird regelmäßig genutzt und ermöglicht den Mitarbeitern ein schnelleres und besseres Auffinden von Dokumenten.

„Durch die vielfältige und zuverlässige Software, die stets gute Zusammenarbeit mit dem kompetenten RoXtra-Team sowie deren starken Background und Know-how im Qualitätsmanagement und der Dokumentenlenkung, können sie uns oft sehr elegante und nützliche Lösungen für unsere Probleme anbieten und umsetzen,“ erklärt von Mylius. Mittlerweile ist roXtra als zentrales und digitales Dokumentenlenkungssystem fest in das QMS des TÜV SÜD etabliert.