Zeitaufwändige interne Betriebsabläufe zentral über ein digitales Interface steuern oder automatisieren, den gesamten Beschaffungsprozess ohne Papierkram abwickeln oder sogar ganze Maschinenparks in einem einzigen Programm und gegebenenfalls mobil verwalten – wenn es nach den deutschen Unternehmen geht, soll so die Zukunft aussehen. Tatsächlich ist diese Zukunft bereits jetzt zum Greifen nahe. Denn was für viele wie Science Fiction klingen mag, lässt sich durch moderne Unternehmenssoftware wie SAP heutzutage problemlos in die Tat umsetzen. Wie die Corona-Pandemie noch einmal gezeigt hat, sind solche Maßnahmen gerade jetzt nötiger denn je, um Betriebe komplett aus dem Home-Office zu organisieren und im internationalen Wettbewerb nicht zurückzufallen. Und doch klagt die Mehrheit der deutschen Großkonzerne und KMUs weiterhin über ein stockendes Vorangehen der internen Digitalisierungsprozesse. “Tatsächlich liegen die Hürden für den digitalen Transformationsprozess an anderer Stelle”, erklärt Michael Seebacher, Partner und Geschäftsführer bei CNT Management Consulting. “Was es für eine gelungene Implementierung braucht, ist nicht nur die Software. Einen mindestens genauso hohen Stellenwert haben zum Beispiel interne IT-Kompetenzen sowie das unternehmerische Know-How für eine gelungene Kosten-Nutzen Rechnung. Der Mut zur Veränderungen ist ein ebenso wichtiger Treiber.”

Wo anfangen?

So vielversprechend die Digitalisierung von Unternehmensprozessen theoretisch klingt, der Teufel steckt im Detail. Denn welche spezifischen Maßnahmen für ein Unternehmen angebracht sind und in welchem Umfang sie umgesetzt werden sollten, ist eine schwierige Kosten-Nutzen Rechnung, mit der Manager und Abteilungsleiter sich oft vergeblich herumschlagen. “KPIs und Roadmaps für etwas zu erstellen, von dem man selber nur begrenztes Know-How hat, ist ein schwieriges Unterfangen”, erklärt Seebacher. Es empfiehlt sich auch, zuerst einen Schritt zurück zu machen, um das große Ganze zu sehen und die Verbesserungspotentiale zu erkennen, bevor man die großen Schritte vorwärts Richtung Digitalisierung macht. Sind die Optimierungspotentiale korrekt beziffert, lassen sich individuelle Maßnahmen und deren Umfang sehr viel einfacher bestimmen.

Digitalisierung – ein umfassender Prozess

Bei Digitalisierungsprojekten geht es oft um weit mehr, als nur die Einrichtung eines neuen E-Mail Servers. Besonders Projekte mit großem Optimierungspotential betreffen weitreichende Unternehmensprozesse und müssen abteilungsübergreifend umgesetzt werden. Doch wenn Altbewährtes plötzlich durch digitales Neues ersetzt werden soll, stoßen Unternehmen manchmal auf Widerstand in den eigenen Reihen. “Digitalisierung kann einschneidende Veränderungen mit sich bringen. Davor schrecken manche Verantwortliche zurück, vor allem, wenn ihnen der Nutzen des Transformationsprozesses nicht klar von der Unternehmensführung kommuniziert wurde”, erklärt Seebacher, dessen Unternehmen großen Erfolg mit der Umsetzung von Top-Down Prozessen in Zusammenarbeit mit Vorständen und Führungskräften hat. Um einen reibungslosen Übergang zu garantieren, sollten daher gemeinsam mit der Unternehmensspitze vorab Changeprozesse geplant, definiert und kommuniziert werden. In weiterer Folge müssen solch weittragende Veränderungen von allen mitgetragen und verteidigt werden.

Wenn Digitalisierung zum Zuständigkeitsthema wird

Mitunter das größte Problem bei digitalen Transformationsprozessen liegt in der Frage der Zuständigkeit. Viele Unternehmen haben keine eigene IT-Abteilung und delegieren Aufgaben aus dem Digitalbereich stattdessen an die betreffenden Arbeitsgruppen. Bei größeren Projekten mit hohen Anforderungen kann dies allerdings schnell zu Kapazitätsproblemen führen – sogar wenn es eine interne IT-Abteilung gibt, ist diese mit den Anforderungen eines raumgreifenden Digitalisierungsvorhabens oftmals überlastet. “Bei vielen Unternehmen, die Startschwierigkeiten mit der digitalen Transformation haben, werden die Aufgaben immer wieder im Kreis delegiert”, erklärt Seebacher. Um einem Erliegen des Änderungsprozesses entgegenzusteuern, übernehmen externe Berater die Systemimplementierung und führen innerhalb des Projektrahmens Mitarbeiter gezielt an das System und den neuen Prozess heran. Auf diese Art und Weise spart sich das Unternehmen die kostenaufwändige Weiterbildung seiner IT-Spezialisten für einzelne Projekte. Außerdem begleiten Beratungshäuser wie die CNT ganzheitliche Projekte – angefangen bei der Projekt- und Workshop-Planung, über die Implementierung bis hin zum Training und Unterstützung nach der digitalen Umstellung. Davon profitieren sowohl das gesamte Unternehmen als auch jeder einzelne Mitarbeiter.