Zeitersparnis für das MediaPrint-Team, verlässliche und zügige Auftragsabwicklung, eine stetig wachsende Nachfrage aus Ämtern und Dezernaten: Die Einführung von PRISMAdirect für die Bestellung und Auftragsabwicklung in der zentralen Druckerei hat sich für die Stadtverwaltung Konstanz in mehrfacher Hinsicht ausgezahlt. Zum Erfolg der intern gesteuerten Print-Produktion trägt zudem die hohe Druckqualität der imagePRESS-Systeme von Canon bei, ebenso wie die effiziente Aufbereitung aller Druckvorlagen mit PRISMAprepare.

"MIT PRISMADIRECT HABEN WIR UNSERE POSITION ALS DRUCKDIENSTLEISTER FÜR DIE ÄMTER UND DEZERNATE DER STADTVERWALTUNG WEITER AUSGEBAUT."
Manuel Wagner, Teamleiter MediaPrint, Stadt Konstanz

Herausforderung

"Früher mussten wir nahezu einen Werktag dafür verwenden, die von uns produzierten Broschüren, Poster und Visitenkarten für die Ämter der Stadtverwaltung den jeweiligen Kostenstellen zuzuordnen“, erinnert sich Manuel Wagner, Teamleiter MediaPrint bei der Stadtverwaltung Konstanz. Darüber hinaus waren die gewachsenen Abläufe wenig strukturiert, denn sämtliche Druckaufträge aus der Konstanzer Verwaltung trafen in den persönlichen Postfächern des Druckereiteams ein – und zudem auch in dem eigentlichen zentralen Postfach.

Gleichzeitig stieg der Bedarf an vollfarbigen Drucken immer mehr an. "Monochrome Druckproduktion war innerhalb von Verwaltung und Politik schon seinerzeit auf dem Rückzug, und darum mussten wir nicht nur unsere Workflows und die Druckproduktion automatisieren, sondern auch die Qualität des Outputs klar steigern“, so Manuel Wagner. Gefragt war also eine integrierte Lösung mit neuer Hardware und einer passenden Druckmanagementsoftware.

"MIT PRISMADIRECT SPAREN WIR VIEL ZEIT UND SETZEN UNSERE PERSONELLEN KAPAZITÄTEN OPTIMAL EIN."
Manuel Wagner, Teamleiter MediaPrint, Stadt Konstanz

Lösung

"Wir haben uns nach erfolgreich produzierten Probedrucken zunächst für eine imagePRESS C10000VP von Canon und später, aufgrund der hohen Auslastung, zusätzlich für eine imagePRESS C910 entschieden“, schildert Manuel Wagner. Mit PRISMAdirect konnten die Abläufe wesentlich effizienter gestaltet werden. Die Kunden konnten nun ihre Produkte auf Basis von Standardvorlagen im Webshop bestellen, anstatt ihre PDF-Druckvorlagen an die chronisch überfüllten Postfächer des MediaPrint-Teams zu senden.

Nachbearbeitung und Aufbereitung der PDF-Dateien erfolgt mit PRISMAprepare.Mit dieser integrierten Lösung ist der Schritt vom reinen Copy-Shop, in dem vornehmlich Vorlagen und Vordrucke monochrom produziert worden waren, hin zum Full Service-Dienstleister von der Visitenkartenproduktion bis zum kleinformatigen Posterdruck mit rund 4 Millionen Farbklicks pro Jahr geglückt.

Nutzen

Die homogene Lösung von Canon bringt Vorteile auf vielen Ebenen. „Der Webshop auf Basis von PRISMAdirect ist für unsere Kollegen in den Ämtern einfach zu handhaben. Die hinterlegten Kostenstellen entlasten uns wiederum von der Kostenerfassung“, so Manuel Wagner. Die flüssigeren Abläufe und die hohe Druckqualität, die das MediaPrint-Team mit den beiden imagePRESS-Systemen von Canon bietet, haben zu einer über die Jahre stetig steigenden Nachfrage geführt. Immer weniger Aufträge wurden so an externe Dienstleister vergeben.

Dabei steht die Wirtschaftlichkeit der Lösung stets an oberster Stelle – der hohe Nutzungsgrad von PRISMAdirect liegt heute bei über 90 Prozent aller eingehenden Aufträge. Die Ablösung der rein E-Mail-basierten Auftragsbearbeitung strukturiert alle Abläufe in der zentralen Druckerei entsprechend den Anforderungen der Stadtverwaltung, die nahezu ausschließlich auf den Vollfarbdruck setzt: „Unser Kollegen in den Ämtern wissen, dass wir Broschüren in bester Qualität produzieren und vergeben immer weniger Aufträge extern.“, ist Manuel Wagner zufrieden.