Der Workflow der Datenerhebung läuft vollständig automatisiert per E-Mail ab. Auch Empfänger, die nicht mit HiScout arbeiten, können den Fragebogen erhalten und in einem Webbrowser aufrufen. Externe Personen von Lieferanten und Dienstleistern erhalten eine PDF-Variante. Ausgefüllte Fragebögen gehen zur Überprüfung zurück an den Verantwortlichen. Dieser kann die Antworten einzeln prüfen und akzeptieren oder bei Unstimmigkeiten mit erklärenden Kommentaren zurückweisen und damit weitere Bearbeitungsrunden auslösen. Nach Freigabe werden die Antworten mit einem Klick in die HiScout-Datenbank übernommen. Änderungen gegenüber vorherigen Versionen werden revisionssicher dokumentiert. Die Fehlerquelle der manuellen Dateneingabe entfällt. Beim Anlegen der Fragebögen können alle Textfelder und Auswahlmöglichkeiten mit HiScout-Daten vorbelegt werden. Frei erfasste Daten werden nach allgemeinen und eigenen Vorgaben validiert. Zur Überwachung und Dokumentation der Datenerhebung stehen dem Verantwortlichen Statistiken und Berichte zur Verfügung.

Die Digitalisierung der Datenerhebung spart Aufwand für persönliche Interviews und manuelle Datenerfassung. Der HiScout Questionnaire steht für die Module HiScout Grundschutz, HiScout Datenschutz, HiScout ISM und HiScout BCM zur Verfügung. Typische Anwendungsfälle sind die Prozesse zur Einhaltung von IT-Grundschutz und Datenschutz sowie Schutzbedarfsfeststellungen und Meinungsumfragen.