„Die Aufgabenstellungen für die Digitalisierung werden auch bezüglich der Corona-Pandemie immer deutlicher spürbar“, erläutert Bernd Schilbach, Geschäftsführer von der denkende portale gmbh. „Haben die Banken sich im März noch Gedanken darüber gemacht, wie man Aufsichtsratssitzungen virtualisieren kann, dreht es sich nun häufig um die virtuelle Umsetzung von General- oder Vertreterversammlungen und damit einhergehende Beschlussfassungen.“

Der BVR hat in einem Rundschreiben vom 24.04.2020 auf Basis des „Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ Rahmenbedingungen beschrieben, beschreiben, wie Vertreterversammlungen mit Hilfe von digitalen Technologien auf virtuellem Wege abgehalten werden können. Dabei können die Beschlussprozesse geheim oder in offener Abstimmung erfolgen. „Rein praktisch gesehen ist allerdings eine gänzlich virtuelle Veranstaltung deutlich einfacher umzusetzen, als in einer Mixvariante. Denn das Beschlussverfahren in verschiedenen Formen erhöht die Komplexität enorm“, rät Schilbach.

Die Münchner Bank eG beispielsweise hatte der denkende portale gmbh, bereits Anfang April ihre klaren Vorstellungen mitgeteilt: Es sollte ein digitaler Datenraum hergestellt werden, der den Vertretern die Sitzungsunterlagen zur Verfügung stellt und die Einsichtnahme in die Dokumente ermöglicht. In dieser ersten Phase, der Informationsphase, können sich alle Beteiligten mit den Unterlagen beschäftigen und ihre Fragen an die Bank stellen. Daran schließt sich eine Beschlussphase an, in der die Vertreter aufgefordert werden, die notwendigen Beschlüsse zu fassen. Erst nach Abschluss der Beschlussphase, werden die Ergebnisse für die Beteiligten sichtbar.

Die virtuelle Vertreterversammlung wurde zwischenzeitlich erfolgreich durchgeführt. „Die hohe Beteiligung der Vertreter an den Beschlussfassungen zeigt ebenso wie das sehr positive Feedback der Vertreter, dass die digitale Form der Beschlussfassung von den Vertretern akzeptiert wurde“, so Thomas Schnitzlein, Leiter Vorstandsstab/Gremien/Recht bei der Münchner Bank eG.

Mit diesem Vorgehen verzichtete die Bank gänzlich auf eine Präsenzveranstaltung, die aufgrund der bestehenden Kontaktbeschränkungen nicht stattfinden hätte dürfen. „Zum Einsatz kommt dabei die von uns entwickelte digitale Lösung dp:board, die den meisten Volksbanken inzwischen als agree21ARpro bekannt ist“, sagt Schilbach.

Ersatzvertreter und Gäste sind ebenso im Datenraum zugelassen und spielen in der digitalen Welt die gleiche Rolle wie in der realen. Audioansprachen von Vorstand und Aufsichtsrat sowie geeignete Bilder geben der Versammlung den gewünschten persönlichen Bezug. Die Einbindung von Videos ist ebenfalls möglich.

„In Abstimmung mit der eigenen Innenrevision und dem Genossenschaftsverband Bayern hat die Münchner Bank eG mit uns gemeinsam innerhalb weniger Wochen eine stabile Lösung für eine virtuelle Vertreterversammlung geschaffen, von der nun alle Volksbanken profitieren können“, fasst Schilbach zusammen. „Selbst wenn in der Folge wieder Präsenzveranstaltungen stattfinden können: Dieser Datenraum kann als kontinuierliche Informations- und Kommunikationsplattform die Beziehung zwischen der Bank und ihren Vertretern nachhaltig intensivieren.“

Inzwischen arbeiten mehr als 550 Organisationen erfolgreich mit der zertifizierten Lösung dp:board, die zudem revisions- und rechtssicher ist. Die Anwendung ist entweder per Webbrowser oder direkt per einfach zu konfigurierender App nutzbar.

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https://www.denkende-portale.de/…