Stand bei der Stadtverwaltung Erfurt 2011 der Aspekt Wirtschaftlichkeit von Einkauf und Vergabe, sowie zeitnaher Zugriff auf die Ergebnisse von Vergaben für den operativen Einkauf im Fokus, so gewinnen heute strategische Aspekte, wie Regionalität, Nachhaltigkeit (in ökologischer und sozialer Ausrichtung) zunehmend an Stellenwert. Die Landeshauptstadt Erfurt hat sich 2011 für die Digitalisierung von Verfahrensabläufen im Einkauf entschieden. Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte  der Einkauf mittels Papierkatalogen, verbunden mit einem hohen Zeitaufwand für die ständige Aktualisierung bzw. Neuauflage der Papierkataloge. Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. Durch die Implementierung der webbasierenden Dienstleistung der TEK-SERVICE AG, können seitdem autorisierte Mitarbeiter, über eine webbasierende Oberfläche, bestellen. Die Bestellungen basieren auf Grundlage der durch den Einkauf ausgeschriebener Rahmenverträge. Die unmittelbare Verknüpfung von Einkauf und Vergabe ist damit gegeben.

"Bei einer Stadtverwaltung mit ca.  3500 Mitarbeitern, 21 Fachämtern, 63 Schulen, sowie 3 Eigenbetriebe stießen die papiergestützten Beschaffungsabläufe an ihre Grenzen. Im Rahmen ihrer Budgets realisierten die einzelnen Kostenstellen über  vorhandene Kataloge sowie Direktkäufe im Fach- und Einzelhandel ihren Bedarf. Durch diese Praxis, jeder konnte in Eigenverantwortung am Markt agieren, fielen wertvolle Bündelungs- und Steuerungseffekte weg.“ erinnert sich Denise Böttcher, Leiterin der Zentralen Beschaffungsstelle, Schwerpunkt gleichartiger Bedarf, bei der Landeshauptstadt Erfurt, rückblickend. Erste Untersuchungen der bis dahin praktizierten Beschaffungspraxis machten sehr früh deutlich: 15 Prozessschritte und Durchlaufzeiten von bis zu vier Wochen, Bedarfswunsch über Genehmigung und Haushaltskontrolle bis zur finalen Bestellung, waren eindeutig zu hoch. Kennzahlen, die die Kosten einer Beschaffung im Durchschnitt mit € 85 bewerteten, stellte nach den Ergebnissen der eigenen Recherchen niemand mehr in Frage. Hinzu kam: keiner wusste, wer, was, wo, bei wem, zu welchem Preis gekauft hat. Belastbare Daten und Informationen über den genauen Umfang aller getätigten Einkäufe, die die Grundlage für öffentliche Ausschreibungen und Vergaben bilden, lagen bis  2011 nicht ausreichend vor. Vielmehr galt es Daten aufwändig entlang von Rechnungen und Befragungen sowie aus Zuarbeiten der Lieferanten  zu erheben.

Für  Landeshauptstadt Erfurt stand daher 2009 fest, die vormals papiergestützten Beschaffungsabläufe durch eine digitalisierte Einkaufsstrategie zu ersetzen. Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten sollten Wirtschaftlichkeitsvorteile schaffen und effiziente Möglichkeit zur elektronischen Ausschreibung und Vergabe eröffnen. Gesucht war eine Lösung für gleichartige Bedarfe für alle Organisationseinheiten der Stadtverwaltung, sowie der zugehörigen Eigenbetriebe. Des Weiteren sollte es sich dabei, jenseits aller Marktplätze, um ein geschlossenes lieferantenunabhängiges System handeln, um periodisch ausgeschriebene Rahmenverträge, benutzerfreundlich über eine selbsterklärende Oberfläche zu steuern. Nach erfolgter Ausschreibung entschied man sich für TEK-SERVICE AG aus Lörrach. Innerhalb einer kurzen Projektzeit von 8 Wochen war man in Erfurt mit allen 200 Bestellern am Start. Bereits nach 2 Jahren gehörten 2000 Artikel zum Kernsortiment  und konnten bei Bedarf bestellt und ausgeschrieben werden. Der Umsatz hatte sich bis 2013 auf € 450.000 versechsfacht. „Heute, 2020,  kennen wir die Sortimente von 17 Katalogen bzw. Lieferanten auf den Artikel genau“, so Denise Böttcher. „ Es handelt sich dabei um Sortimente des allgemeinen Verwaltungsbedarfes, sowie um die Bedarfe von Schulen und Eigenbetrieben, wie Sanitätsprodukte, Hygiene, Arbeitssicherheit/Warnschutz, Werkzeuge, Befestigungstechnik, oder Reinigungsmittel. Bei einem aktuellen Jahresumsatz von ca. € 680.000 sind wir effizient in der Lage periodisch auszuschreiben. Denn mit jeder der unterjährig bestellten 18.000 Bestellpositionen schreibt sich das jeweilige Leistungsverzeichnis fort.“ Die Ausschreibungsergebnisse zeigen: Vergabe lohnt sich auf jeden Fall. Verbindlich definierte Produktstandards für alle Nutzer zum gleichen Preis, für kleine oder Einzelbedarf kein Mindermengenzuschlag, keine zusätzlichen Logistikkosten, Festpreise für den vereinbarten Vertragszeitraum, Qualitätsprodukte mit möglichst langem Lebenszykluss.

Die Lieferanten haben keine zusätzlichen Kosten für die Aufnahme im elektronischen Katalog zu tragen, was die Vielzahl  von Angeboten  zeigt.

Während anfangs das Thema Wirtschaftlichkeit im Vordergrund stand, rückten im Laufe der Zeit zunehmend weitere Themen in den Fokus. Zum einen war es der Aspekt der Nachhaltigkeit, dem sich Landeshauptstadt Erfurt verpflichtet fühlt: unterlegt in vielfältigen Beschlüssen des Stadtrates. Auf Grund der aus dem digitalisierten Einkauf entstandenen Transparenz, lassen sich heute Sortimente entwickeln, qualifizieren und unter Aspekten der Nachhaltigkeit ausschreiben. Das Ausschreibungsergebnis wiederum findet sich für den Besteller am Arbeitsplatz entsprechend gekennzeichnet im Sortiment (einschließlich vorhandener Zertifikate bzw. Gütezeichen oder Siegel) und erleichtert die Entscheidung und fördert  die Bewusstseinsbildung  für die Bestellung nachhaltiger Produkte. Handlungsempfehlungen des Einkaufes an die Besteller halten das Thema präsent. Ebenso wichtig ist die Einbindung des regionalen Einzelhandels und Handwerks in Erfurt. So konnten über speziell durch den Dienstleister TEK-SERVICE AG bereitgestellte Schnittstellen örtliche Buchhändler  in die Einkaufsstrategie integriert werden. Die Buchpreisbindung rechtfertigt an dieser Stelle den gebotenen Handlungsspielraum. Ebenso war es dem Einkauf einerseits in qualitativer Hinsicht, als auch regionalwirtschaftlicher Hinsicht wichtig, regionales und gesundes Brot für die Kinder in den kommunalen  Kindergärten und Kindertagesstätte  bereitzustellen. In Zusammenarbeit mit örtlichen Bäckereien wurden Qualitätskriterien ausgearbeitet und elektronische Kataloge erstellt. Seitdem bestellen Kindergärten und Kindertagesstätten über das Einkaufssystem Brötchen von Erfurter Bäckereien. "Alle Backwaren werden frei von Zusatzstoffen und industriell vorgefertigter Teiglinge in handwerklicher Fertigung hergestellt. Damit haben wir ein gutes Beispiel, wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Regionalität vergabekonform unter einen Hut gebracht werden können. Für die erforderliche Technologie  sorgen wir mit Unterstützung unseres Dienstleisters.“ Resümiert Denise Böttcher.