Personalressourcen optimal nutzen

Die Bedeutung einer optimierten Personaleinsatzplanung ist allen Unternehmen und sonstigen Organisationen heute bewusst. Arbeitszeit ist nicht nur eine teure Ressource, sondern in Zeiten des Fachkräftemangels auch eine nur beschränkt erweiterbare Ressource. Ein effizienter Einsatz der Beschäftigten gehört daher zu den betriebswirtschaftlichen Grundanforderungen, die jedes Unternehmen im Wettbewerb erfüllen muss.

Der Planung von Bereitschaftsdiensten wurde diesbezüglich lange Zeit weniger Aufmerksamkeit gewidmet. Dies galt insbesondere für Rufbereitschaften, während derer sich Arbeitnehmer nicht am Arbeitsplatz aufhalten müssen. Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil von 21.02.2018 die bis dahin klar definierte Grenze zwischen Bereitschaftszeiten mit Anwesenheitspflicht und Rufbereitschaften ein wenig gelockert.

Auch Zeiten, in denen lediglich eine telefonische Erreichbarkeit gefordert ist, sind in vielen Fällen als Arbeitszeit zu werten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, auf Anforderung jederzeit kurzfristig am Arbeitsplatz zu erscheinen. Wenn Bereitschaftszeiten als Arbeitszeit zu werten sind, müssen sie auch in der regulären Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. Ansonsten drohen nicht nur Konflikte mit dem Arbeitszeitgesetz, sondern in einigen Fällen auch mit dem Mindestlohngesetz.

Denn die in Form einer Bereitschaft geleistete Arbeitszeit ist zwar nicht in jedem Fall mit dem regulären Lohn zu vergüten, nach einer Entscheidung der Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2016 aber mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn. Aufgrund dieser engen Verzahnung der Planung von Personaleinsätzen und Bereitschaftszeiten ist es nicht empfehlenswert, beides über separate Softwarelösungen zu realisieren.

Die Lösung von p.l.i solutions wurde als Zusatzmodul zur bewährten Softwarelösung PROCESS HR für Personaleinsatzplanung realisiert und benötigt daher beispielsweise keine zusätzliche Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.

Bereitschaften sind unverzichtbar

Wenngleich es also empfehlenswert ist, auch Bereitschaftsdienste auf das erforderliche Minimum zu reduzieren, sind sie in vielen Fällen doch unverzichtbar. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen oder auch bei der Feuerwehr muss zwingend ständig ausreichend Personal bereit stehen, um kurzfristig auf Notfälle reagieren zu können.

Aber auch Rechenzentren und andere technische Einrichtungen müssen heute ständig verfügbar sein, weswegen der technische Support rund um die Uhr sichergestellt sein muss. Für Handwerksbetriebe stellt ein jederzeit erreichbarer 24-Stunden-Notfalldienst einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar. Mit dem Zusatzmodul für die Bereitschaftsplanung stellt p.l.i. ein einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung, Bereitschaftszeiten effizient und rechtssicher zu planen.

Leistungsumfang des Planungstools für Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienste

Bereitschaften können sehr unterschiedlich organisiert sein. In einigen Fällen stehen so genannte „Springer“ bereit, um bei Bedarf an verschiedenen Arbeitsplätzen einspringen zu können. In anderen Fällen ist die Bereitschaft an eine konkrete Tätigkeit oder sogar an einen konkreten Arbeitsplatz gebunden. Manchmal ist auch nur eine Rufbereitschaft erforderlich, um gegebenenfalls telefonischen Support leisten zu können.

Das Tool erlaubt es, verschiedene Arten der Bereitschaft zu definieren. Soweit dies widerspruchsfrei möglich ist, kann ein Mitarbeiter auch mehrere Bereitschaften am selben Tag übernehmen. Darüber hinaus kann hinterlegt werden, ob ein Mitarbeiter für einen Bereitschaftsdienst zur Verfügung steht oder schon fest eingeplant ist. Bereits geleistete Bereitschaften sind für Reportingzwecke sowie für die Lohnbuchhaltung ebenfalls jederzeit einsehbar.

In vielen Fällen gelten auch für Bereitschaften langfristige Schichtpläne, regelmäßige Bereitschaftswochen sind beispielsweise für Klinikpersonal üblich. Die Softwarelösung der p.l.i. solutions GmbH unterstützt auch solche Schichtmodelle. Kurzfristige Änderungen, beispielsweise aus Krankheitsgründen, sind jederzeit möglich.