Frau Lücke, Bahlsen hat sich 2017 im Zuge einer Ausschreibung für Panvision als Partner zur digitalen Umsetzung bedeutender Unternehmensworkflows entschieden. Was war der ausschlaggebende Grund für diese Entscheidung?

Wir wollten unser bestehendes Workflow-Tool ablösen, da selbst kleinere Änderungen bei unserem IT-Dienstleister beauftragt werden mussten und wir wenig selbständig ändern konnten. Aufgrund unseres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist dies in den letzten Jahren immer häufiger erforderlich gewesen. Das Workflow Management System von Panvision schafft Transparenz darüber, welche Vorgänge noch offen sind und ist sehr intuitiv in der Anwendung. Das hat uns letztendlich zu unserer Entscheidung bewogen und erleichtert die Arbeit der Kollegen spürbar.

Woran haben Sie denn gemerkt, dass der Zeitpunkt für ein digitales Workflow Management gekommen ist?

Das haben wir daran gemerkt, dass wir den immer spezieller werdenden Wünschen unserer Kunden und Konsumenten mit dem bis dato eingesetzten Workflow-Tool nicht mehr optimal nachkommen konnten. Das digitale Workflow Management mit PANFLOW hilft uns nun, diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Panvision hat im vergangenen Jahr schon über die Umsetzung des ersten Bahlsen-Workflows mit PANFLOW, der Generierung neuer Artikel, berichtet: Von der „Keks-Idee“ bis hin zum fertigen Produkt im Kaufhaus-Regal wurden zahlreiche Arbeitsschritte der Prozesskette digital abgebildet und optimiert. Für Panvision war dies ein ganz besonderer Workflow, denn viele unserer Mitarbeiter besitzen neben der Begeisterung für die Softwareentwicklung ausgesprochene Kompetenzen in der Konsumierung von Süßgebäck und fast jeder verbindet mit den Bahlsen-Produkten seine eigenen Erfahrungen, oft sogar Kindheitserinnerungen. Aber genug von uns: Wie haben Sie denn die Umsetzungsphase des ersten Workflows und auch die gemeinsam mit Panvision durchgeführten Workshops erlebt?

Wir haben diese Phase sehr positiv in Erinnerung. Die Projekt-Workshops waren hilfreich und produktiv und oft konnten wir direkt in die Umsetzung einsteigen und erste Ergebnisse sehen. Aber auch abseits der Workshops vor Ort haben wir oft in Telefonkonferenzen gearbeitet oder Problemstellungen kurz per E-Mail besprochen und gemeinsam gelöst. Bahlsen hat für das Workflow-Projekt ein vielseitiges Team aufgestellt – die Schnittstelle zu Panvision war aber immer unsere Projektleitung. Durch das 1:1-Verhältnis zwischen dem zuständigen Chef-Entwickler bei Panvision und unserer Projektleitung konnten Probleme schnell und effizient – manchmal auch nach Rücksprache mit dem Team – gelöst werden, wodurch ein gutes und konstruktives Arbeitsverhältnis entstanden ist.

Sind nach der erfolgreichen Einführung des Artikel-Workflows noch Erweiterungen oder neue, eigenständige Workflows dazugekommen?

Durch die stetige Optimierung des Prozesses und die Wünsche unserer Mitarbeiter entwickeln wir tatsächlich auch eineinhalb Jahre nach dem Start unseren ersten Workflow noch weiter und werden dies auch in den kommenden Monaten und Jahren tun. Wir haben uns bewusst für eine Workflow-Variante entschieden, die diese kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht und führen diese – je nach Komplexität – selbstständig oder mit der Hilfe von Panvision durch.
Anfang 2019 wurde zudem in Zusammenarbeit unseres Projektteams und Panvision noch ein weiterer Workflow für die Verwaltung unserer Investitionsanträge entwickelt.

Die ersten Workflows wurden also noch in enger Zusammenarbeit mit Panvision umgesetzt. Wann war der Moment gekommen, an dem Sie entschieden haben, auch eigenständig Workflows zu erstellen?

Schon bei der Auswahl von PANFLOW als Workflow Management System hatten wir das Ziel, Workflows auch selbstständig zu entwickeln – abhängig davon, wie komplex sich der jeweilige Prozess gestaltet.
Bei den ersten beiden Workflows lag die Prozessentwicklung bei Bahlsen und die technische Umsetzung bei Panvision. Mitte 2019 ging dann unser erster eigenständig erstellter Workflow an den Start. Hier wurden sowohl die Prozessentwicklung als auch die technische Umsetzung von Bahlsen durchgeführt.
Auch wenn wir einfachere Workflows nun selbst erstellen, unterstützt uns Panvision weiterhin bei Problemen oder Fragestellungen im Bereich Workflow Management, die wir mit unserem Know-how nicht klären können, und hilft uns dabei, unsere Kompetenzen zu verbessern. Ist eine Problemstellung doch mal zu komplex, überlassen wir die Aufgabe den Entwicklern von Panvision.

Erzählen Sie uns noch etwas mehr über den ersten selbstständig erstellen Workflow …

Unser erster „eigener“ Workflow betrifft die Aussteuerung von inaktiven Artikelnummern, also dem Gegenpart unseres ersten Workflows zur Einführung neuer Artikel. Da wir ein weltweit agierendes Unternehmen sind, betrifft dies mehrere Länder, mehrere Händler, verschiedene Verpackungsgrößen und verschiedene Rezepturen.

Damit zum Beispiel die Aussteuerung von Roh- und Packstoffen gut funktioniert, müssen die zuständigen Mitarbeiter schnell die dafür notwendigen Informationen erhalten. Dabei unterstützt uns der neue Workflow, indem er Informationen zum Zeitpunkt der Auslistung, der Reichweite von Roh- und Packstoffmaterialien und den damit verbundenen Kosten teilt und so eine reibungslose Abstimmung zwischen Vertrieb und Produktion gewährleistet.

Da Sie nun mitten im Thema sind und erfolgreich eigene Workflows erstellen – ein kurzer Blick zurück auf die ersten Schritte mit PANFLOW: Wie schnell konnten Sie sich in das Workflow Management System einarbeiten und wie wurden Sie beim Kennenlernen der Software unterstützt?

Während der Entwicklung unseres ersten Workflows haben wir zeitgleich eine entsprechende Administratoren-Schulung erhalten. Da PANFLOW aber vielfältige Möglichkeiten bietet, muss man selbst auch Dinge ausprobieren. Man lernt regelmäßig dazu – sei es durch Testen und Probieren oder durch die Hilfestellung von Panvision.

Eine Herausforderung besteht darin, wenn – wie in unserem Fall – eine IT-fremde Fachabteilung den Workflow weiterentwickelt oder erstellt. Denn bei sehr komplexen Prozessen oder einzelnen Prozessschritten kann es vorkommen, dass bestimmte Teile eine individuelle Programmierung erfordern, was meist nicht im Fähigkeitenbereich einer IT-fremden Abteilung liegt. Dann braucht es ab und an die Unterstützung des Entwicklers.

Was schätzen Sie an PANFLOW und Panvision?

Die Unterstützung durch Panvision endet nicht mit dem Projektabschluss. Man kann sich jederzeit an den jeweiligen Ansprechpartner wenden und bekommt auch kurzfristig eine Rückmeldung – oft sogar eine direkte Problemlösung. Zudem hat man das Gefühl, mit jemandem zu sprechen, der nicht nur die Programmiersprachen beherrscht, sondern sich durch jahrelange Erfahrung in den Nutzer hereinversetzten kann, die richtigen Fragen stellt und bereits einen Schritt weiterdenkt.

Vielen Dank!
Und was hat sich letztendlich durch den Einsatz des Workflow Management Systems in Ihrem Unternehmen bzw. an den Arbeitsabläufen verändert? 

Durch die digitalen Workflows sind unsere Prozesse viel transparenter geworden! Zudem können wir an vielen Stellen den anfallenden Papierverkehr stark einschränken und sparen wichtige Ressourcen ein.

Es freut uns sehr, zu hören, dass PANFLOW und auch unser Team zur Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse beitragen konnten – und können. Sind denn zukünftig noch weitere Workflows in Planung? 

Ja. Wir arbeiten aktuell bereits an unserem vierten Workflow, der derzeit noch in den Kinderschuhen steckt. Auch hier entwickeln wir größtenteils alles selbst – mit Unterstützung einiger Telefonkonferenzen, um gemeinsam mit Panvision Fragen zu klären oder Lösungswege zu besprechen.

Frau Lücke, vielen Dank für das Interview!