Struktur schaffen über die Rechteverwaltung

Die Xpert-Timer-Software wurde 2015 beim weltweit führenden Technologie-Anbieter in den Bereichen Corporate Banking und Treasury eingeführt. Inzwischen ist die transparente Zeiterfassungssoftware bei 62 Consultants an unterschiedlichen Standorten weltweit täglich im Einsatz.

„Anfangs hatten alle Consultants unserer Firma Zugriff auf sämtliche Projekte im Xpert-Timer. Wir brauchten also klare Zuständigkeiten, um effektiv und strukturiert mit der Software zu arbeiten“, erinnert sich Koch.

Die Rechteverwaltung im Xpert-Timer sei eine sehr hilfreiche Komponente bei dieser unternehmensinternen Strukturierung des Projektmanagements gewesen. „Über die Rechteverwaltung haben wir unsere Prozessabläufe strukturiert. Das Recht, neue Projekte im Xpert-Timer anzulegen, wurde ausschließlich einem bestimmten Team zugeordnet. Die Bearbeitung der Projekte erfolgt wiederum nur über die Consultants, die in das Projekt involviert sind und die entsprechende Berechtigung zur Bearbeitung des Projekts haben“, erklärt Florian Koch.

Prozessoptimierung durch transparente Zeiterfassung

Im Xpert-Timer erfassen die verantwortlichen Consultants den Zeitaufwand ihrer Beratungstätigkeiten: „Im Vordergrund steht nicht die Zeitstempelfunktion an sich, sondern die transparente Erfassung von projektbezogenen Beratungstätigkeiten“, betont Koch.

„Die zeitlich erfassten Tätigkeiten dienen dann dem transparenten Reporting gegenüber unseren Kunden bei der Abrechnung der Consultant-Leistungen und gleichzeitig internen Controlling-Zwecken. Die Xpert-Timer-Software ermöglicht es uns die Consulting Projekte mit unserem Kunden stets im vereinbarten Kosten- und Zeitrahmen abwickeln zu können“, berichtet Florian Koch.

Anhand der Auswertungen über den Xpert-Timer könne die projektbasierte Auslastung und Verfügbarkeit der Consultants evaluiert werden: „Es bringt uns mit einem Klick sofortige Transparenz, für welche Tätigkeiten wieviel Zeit benötigt wird und wie hoch die Auslastung der Consultants unternehmensweit ist. Wir sehen direkt, wie weit der tatsächliche Projektfortschritt ist im Vergleich zu der zuvor geschätzten benötigten Zeit“, freut sich Koch.

Bei der Auswertung des Zeitaufwands für verschiedene Beratungstätigkeiten stehe dabei nicht der einzelne Consultant im Fokus, sondern der gesamte Unternehmensprozess.

Preislisten erleichtern die Abrechnung

Die BELLIN GmbH hat für ihre Consultants unterschiedliche Preisstrukturen. Jeder Consultant erfasst seine Tätigkeiten über die Zeitstempel und im Xpert-Timer ist der Preis pro Arbeitsstunde des jeweiligen Consultants hinterlegt: „Dieses softwarespezifische Anlegen von Preisen je Mitarbeiter ermöglicht uns die genaue Abrechnung von Beratungstätigkeiten für jeden einzelnen Consultant“, so Koch.

Standortunabhängige Zeiterfassung mit XTWeb

Herr Koch empfiehlt die Xpert-Timer-Software gerne weiter – insbesondere die Flexibilität sowie die umfangreich enthaltenen Funktionen und Module des Programms seien ein echter Pluspunkt. „Der Xpert-Timer-Support ist stets eine wichtige Unterstützung um technische Rückfragen schnell und unkompliziert klären zu können. Auch bei Prozessoptimierungen innerhalb der Zeiterfassung konnte uns der Support individuell weiterhelfen“, freut sich Florian Koch. „Jetzt erwarten wir sehnsüchtig die Xpert-Timer Webanbindung, diese ist wichtig für Consultants an unseren Standorten. Mit der Web-Version können unsere Consultants einfach, schnell und cloudbasiert die Zeitstempel noch direkt von unterwegs einpflegen. Die Synchronisation der Daten entfällt dann für uns.“

Seit Kurzem ist die neue Desktop-Version der Xpert-Timer-Software verfügbar. Im Juni startet Version 7 mit dem Verkauf des neuen Zusatzmoduls für die komfortabel zu bedienende XTWeb-Anwendung. Gerade für Unternehmen mit weltweiten Standorten ist dieses Modul wichtig, da Projektzeiten plattformunabhängig und in Echtzeit auf allen Geräten erfasst werden können.