Der Trend ist deutlich erkennbar: Der Markt für mobiles Reisen boomt, die Zulassungen für Wohnwagen steigen stetig. Davon profitiert auch Fendt-Caravan. Das Geschäft floriert und immer mehr Kunden entscheiden sich für einen Wohnwagen aus dem Mertinger Traditionsunternehmen. Dementsprechend hoch ist die Auslastung der Fendt-Caravan-Vertragshändler. Über 60 aktive Caravan-Händler in ganz Deutschland sind zuständig für Vertrieb und Service der beliebten Wohnwagen. Zur Prozessoptimierung und Steigerung der Servicequalität nutzen die Fendt-Caravan-Händler seit Anfang 2019 die Lösungen von signotec zur sicheren elektronischen Signatur.

Konkret werden die Dokumente von den Händlern und Kunden über das Unterschriftenpad signotec Gamma sowie die Software signoSign/Universal unterzeichnet. Beim signotec Gamma handelt es sich um ein ultra-flaches Unterschriftenpad, welches mit seinem 12,5 cm großen Farb-Display ideal für die präzise Erfassung von Unterschriften am papierlosen Point of Sale geeignet ist. Die eingesetzte Software signoSign/Universal kann als webbasiertes Produkt sowohl stationär als auch mobil genutzt werden. Die erzeugten fortgeschrittenen elektronischen Signaturen entsprechen sämtlichen Anforderungen der eIDAS-Verordnung und bieten zusätzliche ISO-Konformität.

Die Vorgehensweise zur Signatur der Dokumente ist für die Fendt-Caravan-Vertragshändler sehr komfortabel. Nach Auswahl des zu unterzeichnenden Formulars im Online-Partnercenter trägt der Händler die Endkundendaten und Fahrzeuginformationen ein. Als zusätzliche Sicherheitsstufe werden die eingegebenen Daten vor Erstellung des PDF-Formulars automatisch vom System validiert. Ist dies erfolgt, wird das Dokument erstellt und zur Signatur in der Software signoSign/Universal im Webbrowser geöffnet.

Derzeit werden zwei unterschiedliche Dokumente elektronisch signiert: Zum einen die Service Anmeldung und zum anderen die Dichtheits-Inspektion. Die Service Anmeldung ist klassischerweise das Dokument zur Übergabe eines neu erworbenen Fendt-Caravans an den Kunden. Neben typischen Informationen wie Fahrzeug-, Kunden- und Händlerdaten erfolgt hiermit auch die Zustimmung zur Verarbeitung der personen- und vertragsbezogenen Daten zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Vertragsverhältnisses in Zusammenhang mit Werkstattaufträgen und Garantiefragen sowie die optionale Zustimmung zur Nutzung der Daten für Marketingzwecke. Diese Abfrage erfolgt separat nochmals auf dem Formular zur Dichtheits-Inspektion, so dass hier auch langjährige Kunden nochmals angesprochen werden. Letzteres Formular ist die Grundlage für die Sicherstellung eines Qualitätsmerkmales der Marke Fendt-Caravan: Die zwölfjährige Dichtheitsgarantie der Fahrzeuge. Um diese auch über die komplette Dauer zu erhalten, müssen die Kunden lediglich einmal jährlich eine Kontrolle bei einem der Fendt-Caravan-Vertragshändler vornehmen lassen. Per elektronischer Signatur und umgehender Erfassung und Speicherung der Daten können die Garantiezeiträume für die Dichtheit korrekt und lückenlos nachvollzogen werden. Dies bedeutet im Umkehrschluss für den Kunden nicht nur mehr Sicherheit für die Erfüllung der ihm zustehenden Leistungen, sondern auch eine deutliche höhere Servicequalität. Einen weiteren Komfort für den Kunden hat das Unternehmen auch direkt beim Unterschreiben auf dem Unterschriftenpad durch signotec einstellen lassen: Der Kunde kann die Abfrage zur Datenschutzerklärung auf dem Pad lesen und umgehend anhaken.

Nach erfolgter Unterschrift der Dokumente legt der Händler diese im Online-Partnercenter ab. Die Inhalte werden dann automatisch nochmals auf Vollständigkeit geprüft und anschließend freigegeben. Erst dann werden die Inhalte auch im Workflow weiterverarbeitet und in der eigenen Datenbank gespeichert. In der Online-Formularverwaltung werden die Dokumente zusätzlich abgelegt und können in der Übersicht schnell und einfach wiedergefunden werden.

Stephan Anlauf, Leiter der Abteilung EDV/Organisation im Hause Fendt-Caravan, ist erfreut: „Im Gegenzug zu der in der Vergangenheit gepflegten Vorgehensweise, bei der alle Daten noch händisch eingetragen werden mussten, profitieren wir nun von einer deutlichen Prozessbeschleunigung und einem nahezu kompletten Ausschluss der Fehleranfälligkeit. Bei rund 10.000 verkauften Wohnwagen im Jahr kommen auch die hohen Papierkosteneinsparungen von ca. 20.000 unterzeichneten Dokumenten zum Tragen. Entsprechend entfällt auch der nachgelagerte Arbeitsaufwand für manuelles Einscannen, das Verschlagworten sowie die Übergabe in das elektronische Datenarchiv komplett.“

Bei der Einführung der elektronischen Signatur der Dokumente wurden zunächst fünf Testhändler ausgewählt, die die Anwendung über zwei Monate auf Funktionalität, Prozessablauf, Handling und Zuverlässigkeit geprüft haben. Entsprechende Anregungen wurden bei der Implementierung der Systeme bei den anderen Händlern direkt berücksichtigt. Seit Mitte Januar 2019 sind alle Händler an das System angeschlossen. Das Ergebnis ist beeindruckend: In nur drei Monaten wurden 2.750 Formulare elektronisch signiert.

Philip Kotter aus dem Bereich Softwareentwicklung im Hause Fendt-Caravan stellt heraus: „Die Entscheidung für signotec hat sich als richtig erwiesen. Neben einem erstklassigen Support hat signotec auch die komplette Logistik und den Versand an die Händler übernommen. Für uns ein absoluter Mehrwert, da dies intern logistisch in dem kurzen Zeitrahmen nicht umsetzbar gewesen wäre.“

Mit dem deutschen Markt ist es auch noch nicht getan: Das Unternehmen plant den Einsatz der signotec Lösungen auch für den europäischen Markt. In diesem Schritt würden nochmals bis zu 300 internationale Händler hinzukommen.