Bisher erfolgte die Budgetplanung und -steuerung bei der KAMAX-Gruppe manuell durch tabellengestützte Eingaben und nahm wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch. Um diesen Prozess einfacher und effektiver zu gestalten, haben die Mitarbeiter des Unternehmenscontrollings in Zusammenarbeit mit Panvision einen Workflow entwickelt, mit dem zunächst ermittelt wird, welche Investitionen getätigt werden sollen und welche Budgets hierfür an den verschiedenen Standorten des Unternehmens in deren Landeswährung eingeplant werden.

Auf Basis der durch den Workflow erhobenen Daten und Informationen erfolgt die ebenfalls workflowgestützte Investitionssteuerung, bei der Mitarbeiter Gelder für die im Investitionsplan hinterlegten Projekte beantragen oder Genehmigungen aus den unterschiedlichen Fachabteilungen einholen können. Hierzu durchläuft der Workflow mehrstufige Genehmigungsketten in festgelegter Reihenfolge, was die Bearbeitungszeiten enorm verkürzt und das Unternehmen von überflüssigem Papieraufwand befreit. Die Kombination aus der zentralen Verwaltung der Daten in PANFLOW, der visuellen Statusübersicht sowie der Historienfunktion sorgt für eine maximale Transparenz der Prozesse – sowohl im laufenden Betrieb als auch bei späteren Auswertungen.

Um die im Workflow erfassten Daten in Relation zueinander zu sehen und detaillierte Informationen zu den Budgetierungsvorgängen zu erhalten, wurden insgesamt zwölf verschiedene Reportings entwickelt, die unter anderem Einsicht darüber liefern, wie die Budgets verteilt wurden, wie viel Geld für bestimmte Projekte übrig bleibt und welche Budgets aus anderen Budget-Töpfen kompensiert werden müssen.

Die Reportings können zudem dazu genutzt werden, bestimmte Abhängigkeiten zu erkennen und potenzielle Kennzahlen durch gezielte Eingriffe zu verändern bzw. zu optimieren. Für eine flexible Weiterverarbeitung lassen sich die Auswertungen inklusive aller benötigten Formelberechnungen einfach aus dem Workflow heraus nach Excel exportieren.

Durch bereits erfolgreich umgesetzte Workflow-Projekte im Bereich des Investitionscontrollings konnte Panvision das gesammelte Know-how in die Beratung und Entwicklung mit einfließen lassen und KAMAX als kompetenter Partner für die Umsetzung zur Seite stehen: 

„Mit PANFLOW konnten wir unser Ziel von beschleunigten Durchlaufzeiten erreichen. Durch die mit Hilfe der Anwendung klar definierte interne Zusammenarbeit und durch den Entfall, unvollständige Papierstapel in der richtigen Reihenfolge durchs Haus tragen zu müssen, wird eine effizientere und schnellere Aufgabenbearbeitung ermöglicht. Jeder kann von überall auf das System zugreifen und gleichzeitig ist ein standortübergreifender, standardisierter und transparenter Prozess unter Einhaltung unserer Richtlinien sichergestellt. Außerdem wissen wir mit PANFLOW stets, ob wir noch auf Linie sind“, schildert Christian Wolff, Vice President Controlling der KAMAX-Gruppe, und blickt noch einmal auf die bis dato übliche Herangehensweise zurück: „Wenn wir früher wissen wollten, in welcher Höhe Investitionen bisher genehmigt wurden, wie viel Restbudget noch zur Verfügung steht oder wie/ob beantragte Maßnahmen überhaupt budgetiert waren, mussten wir mühsam verschiedene Listen und Systeminformationen zusammenfügen. Das war sehr aufwändig und vor allem konnten wir nie sicher sein, dass die Informationen vollständig sind.“