M-Files, führender Anbieter für intelligentes Informationsmanagement, gibt bekannt, dass der Arbeitgeberverband vem.die arbeitgeber e.V. M-Files nutzt, um damit Rechtsakten digital zu verwalten und auch im Gerichtssaal über ein Tablet papierlos auf die Fallakten zugreifen zu können. So wird die Effizienz der Prozesse erhöht und die Arbeit der Mitarbeiter erleichtert.

Der Arbeitgeberverband unterstützt seine Mitglieder unter anderem mit umfassender Rechtsberatung und vertritt sie in rechtlichen Auseinandersetzungen vor Arbeitsgerichten sowie den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit. Im Rahmen der Beratungen und Verfahren entstehen umfangreiche Dokumentensammlungen in Form von Rechts- oder Gerichtsakten, die bislang in Papierform geführt wurden. Das stellte für den Verband ein wesentliches Hemmnis dar: die Papierform limitierte die Transparenz der Ablage, schränkte Such- und Zugriffsmöglichkeiten deutlich ein und erforderte zudem erheblichen Platz zur physischen Archivierung. Vor allem aber behinderte sie die von den Rechtsexperten dringend gewünschte mobile Nutzung, um offene Fragen sofort klären zu können, ohne große Papierstapel zum Mandanten oder ins Gericht mitführen zu müssen.

Vor diesem Hintergrund entschied sich der Arbeitgeberverband für eine vollständige Digitalisierung der Rechtsakten. Nach gründlicher Analyse der Anforderungen empfahl der langjährige IT-Partner des Arbeitgeberverbandes, das IT-Systemhaus Esch & Pickel, das Produkt M-Files als Basis für eine individuelle Lösung. 

Digitale Rechtsakte erleichtert Suche, berücksichtigt Zugriffsrechte, ist mobil und offline verfügbar

Heute werden alle Dokumente in einer digitalen, fallbasierten Rechtsakte zusammengeführt. Alle Dokumente, die das Rechtsteam des Verbandes in Papierform erreichen, werden dazu gescannt und dem jeweiligen Fall zugeordnet. Alte Akten und Unterlagen werden nur bei Bedarf digitalisiert, beispielsweise, wenn sie für neue Fälle benötigt werden. Alle relevanten Dokumente sind damit an einem Platz und die Suche nach Papierakten und räumliche Limitationen beim Zugriff entfallen dabei. Die Zugriffsrechte werden transparent und nachvollziehbar unter vollständiger Berücksichtigung von Datenschutzauflagen digital gesteuert. Im Falle von Krankheit oder Urlaub kann der jeweilige Vertreter schnell und einfach auf die Akten seines Kollegen zugreifen.

Auch das mobile Arbeiten wurde sehr stark vereinfacht. Dabei stellen die umfangreichen und praxisbewährten Offline-Funktionen von M-Files sicher, dass die Unterlagen auch dann verfügbar sind, wenn kein Zugriff zum Internet besteht – beispielsweise vor Gericht. 

Um den Nutzern die Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten, bildet die mobile Gerichtsakte die bisherige Papierakte so genau wie möglich ab. Dazu gehören auch die in der Papierakte genutzten Reiter und Post-Its, die für eine schnelle Navigation und besondere Hinweise digital im PDF als Inhaltsverzeichnis mit Sprungmarken und Annotationen umgesetzt wurden. Die zusätzliche Möglichkeit zur Volltextsuche schafft einen neuen, schnellen Zugang. Auch Notizen können während der Verhandlung direkt erfasst werden. 

Gemeinsam mit dem Kunden entwickelte Esch & Pickel eine individuelle Struktur für die Klassifizierung der Dokumente. Jedes Dokument wird nicht nur der entsprechenden Akte zugeordnet, sondern auch seinem Inhalt entsprechend einer Dokumentenklasse zugewiesen. Daraus ergeben sich dann die notwendigen Metadaten und auch Zugriffsrechte, Workflows oder Archivierungsfristen können darüber gesteuert werden. 

„Die langwierige Suche nach Unterlagen in großen Aktenstapeln gehört dank der neuen Lösung endlich der Vergangenheit an“, sagt Alexandra Wellmann, Syndikusrechtsanwältin beim vem.die arbeitgeber e.V. „Heute haben wir moderne Suchmöglichkeiten und können unsere Suche durch Metadaten und Dokumentenklassen eingrenzen, um schnell zu den richtigen Unterlagen zu kommen.“

Flexible Anpassbarkeit schafft Freiräume für Anforderungen des Kunden

Die Umsetzung des gesamten Projektes erfolgte in enger Abstimmung zwischen den Nutzern und Esch & Pickel. Dabei kam dem Projekt die flexible Anpassbarkeit von M-Files zu Gute: Ideen und Anforderungen der Nutzer konnten schnell umgesetzt werden, um im Dialog eine optimale Lösung zu entwickeln. 

„Die Anpassbarkeit von M-Files an unsere speziellen Belange ist größer als die der Kanzleisoftware-Lösungen, mit denen ich bislang gearbeitet habe“, so Wellmann weiter. „In Kombination mit dem großen fachlichen Know-how von Esch & Pickel, die zudem unsere Prozesse schon sehr gut kennen, hat diese zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis geführt. Die Flexibilität und Einfachheit der Lösung sorgen auch für Begeisterung bei meinen Kollegen und mir.“

Thorsten Bröcker, Hauptgeschäftsführer des vem.die arbeitgeber e.V., ergänzt mit Blick auf die Zukunft: „M-Files hat sich als solide Basis für die Modernisierung von Prozessen und Abläufen etabliert und gemeinsam mit Esch & Pickel werden wir den weiteren Ausbau des intelligenten Informationsmanagements vorantreiben, um in unseren Prozessen kontinuierlich besser zu werden.”

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

Mehr Informationen zu den Spezialisten für Prozesseffizienz von Esch & Pickel:
http://www.eschundpickel.de

Über vem.die arbeitgeber e.V.

Der Arbeitgeberverband vem.die arbeitgeber e.V. vertritt die Interessen der Metall- und Elektroindustrie in der Region Rheinland-Rheinhessen und ist Mitglied im nationalen Dachverband „Gesamtmetall“. Die Mitglieder sind Mittelständler, Kleinunternehmen und Großbetriebe verschiedener Industrie- und Dienstleistungsbranchen, wie beispielsweise der Metallherstellung und -verarbeitung, des Maschinenbaus, der Elektrotechnik, der Feinmechanik und Optik sowie des Automobil- und Luftfahrzeugbaus. Zu den Aufgaben des Verbandes gehören die Rechtsberatung für seine Mitglieder, Maßnahmen zur Bildung und Fachkräftesicherung, die Arbeits- und Entgeltgestaltung sowie der Abschluss von Tarifverträgen. Zudem berät der Verband in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation und bietet Networking-Gelegenheiten. Der Verband hat seine Hauptgeschäftsstelle in Koblenz. vem.diearbeitgeber.de | unerwartet-anders.de 

Über Esch & Pickel GmbH 

Esch & Pickel bringt Effizienz in die kaufmännischen Prozesse seiner Kunden. Auf der Basis einer individuellen Analyse entstehen Lösungen, die aus leistungsfähigen Standardprogrammen kombiniert mit eigenen Entwicklungen bestehen. Dabei unterstützt Esch & Pickel die Kunden ganzheitlich als IT-Systemhaus von der Konzeption über die Einführung neuer Systeme bis hin zur Schulung der Nutzer. Als Premium Reseller von M-Files erschließt Esch & Pickel seinen Kunden die Möglichkeiten des intelligenten Informationsmanagements. Das Unternehmen ist seit über 30 Jahren erfolgreich und hat seinen Hauptsitz in Koblenz. www.eschundpickel.de

Zusammenfassung

Arbeitgeberverband vem.die arbeitgeber e.V. erhöht Prozesseffizienz und schafft Arbeitserleichterung für seine Mitarbeiter durch Einführung einer digitalen Aktenverwaltung auf Basis von M-Files. Projektumsetzung erfolgt in enger Abstimmung mit M-Files-Partner Esch & Pickel.