Auch im kommenden Jahr haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Essensmarken zur Verfügung zu stellen. Dabei können Unternehmen wählen, ob sie die Essenmarken in der herkömmlichen Papierform und nur für bestimmte Akzeptanzstellen ausgeben möchten, oder die digitale Essensmarke bevorzugen. Diese wird komfortabel über das Smartphone abgewickelt und kann überall ohne Akzeptanzstellenbindung für Mahlzeiten eingesetzt werden. Die Lohnbuchhaltung erhält dabei für die Auszahlung über die Gehaltsabrechnung monatlich einen Datensatz für jeden Mitarbeiter.

Zwei Bestandteile – ein Betrag

Der Wert der digitalen Essensmarken setzt sich aus zwei Teilen zusammen, die unterschiedlich zu betrachten sind. Das ist zum einen der Sachbezugswert: hierbei handelt es sich aus der Perspektive des Gesetzgebers um den Wert für ein Mittagessen im Jahr 2019. Dieser Wert beträgt zukünftig 3,30 Euro und muss versteuert werden. Je nach eingesetzter Variante der digitalen Essensmarken wird der Sachbezugswert dabei entweder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert oder vom Arbeitnehmer über den sogenannten Eigenanteil bei Kauf von Mahlzeiten getragen. In diesem Fall leistet der Arbeitnehmer eine eigene Zahlung aus bereits versteuertem Einkommen über den Eigenanteil. Zusätzlich kann der Arbeitgeber einen Zuschuss gewähren, der bis zu einer Höhe von 3,10 Euro steuer- und sozialabgabenfrei ist, solange der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt. Nur bei den digitalen Essensmarken hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, bis zu 6,40 Euro (3,10 Euro + 3,30 Euro) anstatt der bislang üblichen 3,10 Euro steuer- und sozialabgabenfrei zu erstatten, wenn die Versteuerung über den Eigenanteil des Arbeitnehmers gewählt wird. Wenn der Arbeitnehmer beispielweise eine Mahlzeit im Wert von 10,00 Euro erwirbt, kann ihm ein steuer- und sozialabgabenfreier Zuschuss von 6,40 Euro erstattet werden, da seine eigene Zuzahlung zur Mahlzeit 3,60 Euro beträgt. Dabei ist die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert 2019 von 3,30 Euro zu bewerten. Die eigene Zuzahlung des Arbeitnehmers von 3,60 Euro ist anzurechnen. Da die Zuzahlung über dem amtlichen Sachbezugswert liegt, muss der Mitarbeiter keinen geldwerten Vorteil versteuern.

Die Auswirkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für die Mitarbeiter ändert sich kaum etwas durch den höheren Sachbezugswert. Bei der Versteuerungsvariante über den Eigenteil des Arbeitnehmers muss der Wert der Mahlzeit in Zukunft lediglich 3,30 Euro übersteigen. „Unsere Auswertungen haben jedoch ergeben, dass 70 Prozent aller digital eingereichten Belege eine Belegsumme von 10 Euro oder mehr haben. Diese Mitarbeiter erreichen also auf jeden Fall die volle Erstattungssumme von 6,40 Euro, die folglich steuer- und sozialabgabenfrei erstattet werden kann“, sagt Dennis Ortmann, Geschäftsführer der Lunchio GmbH mit Sitz in Berlin. Lediglich der Arbeitgeber muss bei der Variante der Pauschalbesteuerung des amtlichen Sachbezugswertes ab 2019 einen geringfügig höheren Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern. „Abhängig von der Anzahl der Erstattungen pro Monat kann dieser Betrag 2019 pro Mitarbeiter um bis zu 1,05 Euro höher ausfallen“, so Dennis Ortmann.

Digitale Essensmarken schaffen Win-win-Situation

Die Abwicklung von digitalen Essensmarken über das Smartphone wurde am 24. Februar 2016 vom Bundesministerium der Finanzen bestätigt und ist noch relativ neu. Die Mitarbeiter profitieren von diesem System, weil sie überall zum Essen gehen oder eine Mahlzeit kaufen können, ohne bestimmte Akzeptanzstellen berücksichtigen zu müssen. Der Beleg für das Essen wird mit dem Handy fotografiert und an den entsprechenden Dienstleister geschickt. Der Mitarbeiter erhält zeitnah eine Empfangsbestätigung und einen Überblick über den Erstattungsbetrag sowie die bereits eingereichten und erstatteten Belege. Arbeitgeber profitieren vor allem im Hinblick auf die Tax Compliance, wenn der Dienstleister eine Einzelbelegprüfung anbietet. Darüber hinaus wird die Lohnbuchhaltung entlastet, denn zu jedem Mitarbeiter wird am Monatsende ein vollständig geprüfter Datensatz übermittelt. Zusätzlich tragen die digitalen Essensmarken zu einem innovativen Unternehmensimage bei und bringen den Mitarbeitern jeden Mittag den geleisteten Benefit greifbar in Erinnerung.
 
Änderungen werden automatisch umgesetzt

Der neue Sachbezugswert für 2019 wird bei den Abrechnungen der digitalen Essensmarken automatisch vom externen Dienstleister angepasst und umgesetzt. Die Unternehmen und Steuerberater werden so entlastet und der Aufwand pro Mitarbeiter minimiert. Dennis Ortmann: „Als Service für unsere Kunden schreiben wir Unternehmen und Mitarbeiter gesondert an und informieren über die Aktualisierung. Damit unterstützen wir die Betriebe in deren Kommunikation und sorgen für aufgeklärte Arbeitnehmer.“