Im Informationszeitalter nimmt der schnelle und effiziente Austausch von Wissen eine wichtige Rolle ein. Das Wissensmanagement verfolgt dabei das Ziel, das im Unternehmen vorhandene Wissen nutzbar zu machen. Hier besteht jedoch in vielen Betrieben Verbesserungsbedarf, wie die von KYOCERA Document Solutions in Auftrag gegebene Studie „Wissensmanagement im Mittelstand“ ergab, in deren Rahmen insgesamt rund 1.600 Büroangestellte in Deutschland und Österreich befragt wurden.

Demnach empfinden nur 46 Prozent der Angestellten den Wissensaustausch in ihrem Unternehmen als strukturiert. So verbringen 42 Prozent der Befragten täglich mehr als 30 Minuten damit, für sie relevante Informationen zu finden. Besonders in den Bereichen Personal bzw. Aus- und Weiterbildung ist das Potenzial für Verbesserungen am größten: Hier attestierten 58 Prozent der Befragten, dass der Wissensaustausch in ihrem Unternehmen verbessert werden sollte.

Gefahr durch Wissensverlust

Besonders kritisch ist dabei das Thema Wissensverlust: So gaben 38 Prozent der Befragten an, dass viele oder sogar alle Informationen verloren gingen, wenn sie sofort das Unternehmen ohne Übergabe verlassen würde. Auf diese Weise würde den Unternehmen ein großer Schaden entstehen, wie Frank Strotmann, Senior Business Analyst DMS/ECM bei KYOCERA Document Solutions Deutschland, weiß: „Transparente Informationsprozesse sind ein wichtiger Schlüssel, um am Markt langfristig erfolgreich zu sein. Dies ist vielen Firmen zwar bewusst. Allerdings hat unsere Studie gezeigt, dass es oftmals an Strategien bzw. modernen Technologien mangelt, um das vorhandene Wissen optimal zu nutzen.“ Er rät Unternehmen zur Überprüfung der Art und Weise, wie Wissen im Unternehmen erstellt, weitergeleitet und abgelegt wird.

Klare Mehrheit wünscht sich Software fürs Wissensmanagement

Frank Strotmann: „Ein wirkungsvoller Weg, Wissen abteilungs- oder unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, sind Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese verfügen über Suchfunktionen, mit der sich benötigte Informationen in Sekundenschnelle finden lassen. 73 Prozent der von uns befragten Angestellten gab dabei an, dass sie die Einführung einer solchen Software zum Teilen und Erhalten von Wissen begrüßen würden.“

Wie DMS-Lösungen den Wissenstransfer verbessern sowie die wichtigsten Ergebnisse der KYOCERA-Studie sind in dem E-Book „Wissensmanagement im Mittelstand“ zu finden. Weitere Infos unter www.smart.kyocera.de.