Der 25. Mai 2018 als Stichtag für das Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) liegt schon gut vier Monate zurück. Der Druck auf Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen, die diesbezüglich bis dato noch nicht reagiert haben, wird nun immer stärker. Denn ein Großteil davon ist noch nicht ausreichend DSGVO-konform mit den neuen Vorgaben, wie vielfältigste Umfragen belegen. Neben der Komplexität des Themas sowie dem damit einhergehenden immensen bürokratischen und arbeitstechnischen Aufwand werden dafür auch immer wieder die große rechtliche Unsicherheit sowie fehlende personelle und finanzielle Ressourcen angeführt. Aber es ist definitiv noch nicht zu spät, um diesbezüglich zu handeln.

Vorsicht beim Datenträger Papier!

Was bei diesem Thema häufig vergessen wird: Die Bestimmungen der DSGVO gelten auch für personenbezogene Daten auf Papier. Denn wenn es um Datenschutz geht, ist meist von elektronisch verarbeiteten Daten die Rede. Doch nachweislich befindet sich ein Großteil der vertraulichen Daten immer noch auf Papier – und landet sehr häufig einfach im Papierkorb, wenn nicht mehr benötigt. Neben Angeboten, Vertragsunterlagen, Kontoauszügen und Belegen gehören dazu beispielsweise auch Personal-, Steuer- und Buchhaltungsunterlagen sowie Daten aus dem Bereich Forschung und Entwicklung. Insbesondere personenbezogene Daten sind äußerst sensibel und unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Deshalb müssen diese Daten zeitgerecht verarbeitet und sicher vernichtet werden – so schreibt es die DSGVO vor. Und dies funktioniert am besten mit einem Qualitäts-Aktenvernichter von IDEAL, denn die Geräte „Made in Balingen“ sind absolut DGSVO-sicher“.

IDEAL Aktenvernichter – Die ideale DSGVO-Grundausstattung

Um bei personenbezogenen Daten auf Papier sicher zu sein, ist es für alle Unternehmen und Behörden jetzt wichtig, zu reagieren und Aktenvernichter zeitnah in jedes Datenschutzkonzept zu integrieren – sofern noch nicht geschehen. Denn wenn die deutlich verschärften Datenschutz-Richtlinien ignoriert werden und dies überprüft wird, drohen extreme Geldbußen. Mit einem breit gefächerten Aktenvernichter-Sortiment offeriert IDEAL für alle Schutzklassen und Sicherheitsstufen das passende Gerät. Die IDEAL Shredder garantieren in jedem Falle Bediensicherheit, Leistungsstärke, hohe Qualität, Langlebigkeit sowie ein funktionales, attraktives Design. Das umfassende Aktenvernichter-Angebot reicht dabei vom professionellen Schreibtischgerät, über zentral genutzte Büro-Aktenvernichter bis hin zu Großmengen-Shreddern. Die IDEAL Aktenvernichter sind gemacht fürs echte Arbeitsleben. Darauf vertrauen Unternehmen, Regierungen und Organisationen weltweit.

Verschärfte Datenschutzvorgaben

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO brauchen Unternehmen und Behörden konkrete Richtlinien für die Speicherung und den Umgang mit Papierdokumenten. Wichtig ist in diesem Zuge auch die Aktualisierung der vorhandenen Unterlagen – Stichwort Datenminimierung – da diese ebenfalls den strengeren Vorgaben entsprechen müssen. Das schließt auch die Vernichtung der Altablage sowie Unterlagen mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen ein. Denn die DSGVO untersagt Datenerhebung auf Vorrat. Gerade bei Altablagen oder dem regelmäßigen Anfall großer Mengen an Unterlagen reizt die Möglichkeit, sich Aufwand und Verantwortung durch einen externen Entsorger abnehmen zu lassen. Doch bei genauerer Betrachtung zeigt sich, dass oft nicht nur der finanzielle Aufwand der externen Entsorgung, sondern vor allem auch die damit einhergehenden Risiken deutlich höher sind, als bei einer hausinternen Shredder-Lösung. Lange Transportwege und Zwischenlagerzeiten bringen erhebliche Gefahren des Zugriffs durch unberechtigte Personen mit sich. Auch die Kontrolle, dass ausrangierte Datenträger gemäß den gesetzlichen Vorgaben zerkleinert werden, ist nicht vorhanden. Das Ergebnis lässt sich nicht wirklich kontrollieren und die persönliche Aufsichtspflicht ist daher nicht mehr gegeben. Außerdem entbindet die Beauftragung eines Serviceunternehmens nicht von der Haftung im Falle von Datenmissbrauch.