Angebote, Vertragsannahmen und Auftragsbestätigungen gehören genauso zu den Geschäftsbriefen wie Mängelrügen, Mahnungen, Kündigungen, Rechnungen und Quittungen. In vielen Unternehmen haben sich die Schreiben für bestimmte ungeliebte Bereiche schon seit Jahrzehnten kaum verändert: Wer kennt sie nicht, die Mahnung, die auf die „geschätzte Aufmerksamkeit“ rekurriert oder sich auf eine „übersehene Fälligkeit“ bezieht. Höchste Zeit, solche Texte, der aktuellen Zeit anzupassen.

Textqualität ist messbar

Außerdem wiehert einem aus vielen Briefen immer noch der Amtsschimmel entgegen. Und damit meine ich nicht nur Behördenbriefe, sondern auch Schreiben aus Unternehmen mit einem hohen Juristenanteil. Noch nie wollten wir etwas lesen wie: „Leider können wir aufgrund der uns vorliegenden Unterlagen aus versicherungsmedizinischen Gründen keinen Versicherungsschutz anbieten. Relevante Angaben/ Unterlagen für unsere Entscheidung waren: die Gesundheitsangaben.“ Es geht doch einfacher, nämlich zum Beispiel so: „Aufgrund Ihrer Gesundheitsangaben können wir Ihnen leider keinen Versicherungsschutz anbieten.“ Es liest sich leichter. Kein Wunder, dass auch der Lesbarkeitsindex um ein Vielfaches besser ist.

Klären Sie Fragen verbindlich in einem Korrespondenzleifaden

Solche Beispiele leuchten jedem gleich ein. Die Frage bleibt: Wie kommt man von A nach B? Sehr hilfreich in dem Zusammenhang ist, einen Korrespondenzleitfaden fürs Unternehmen zu erstellen. In diesem definiert man, wie mit Kunden, Interessenten und Partnern kommuniziert werden soll. Ein solcher Leitfaden steckt den Rahmen ab, in dem sich alle frei bewegen können, die mit der schriftlichen Kommunikation im Unternehmen betraut sind. So können viele Fragen an jedem Arbeitsplatz beantwortet werden, Rücksprachen reduzieren sich und Briefe sowie E-Mails gehen schneller und in besserer Qualität an Geschäftspartner und Kunden raus. Unterschätzen Sie nicht, wie viel Ihre Korrespondenz zum Image Ihres Unternehmens beiträgt.

Die wichtigsten Tipps für einen Korrespondenzleitfaden können Sie sich unter  https://www.baron-texttraining.de/klartext-downloads/ kostenlos herunterladen.