Vor allem in den Grenzgebieten gehören Arbeitseinsätze im EU-Ausland zur Tagesordnung. Schickt ein Unternehmen Arbeitnehmer befristet ins Ausland, dann gilt das sozialversicherungsrechtlich als Entsendung. Schon ein eintägiger Kundenbesuch oder ein zweistündiger Auftrag können eine Entsendung sein. „Und das gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für den Chef oder die Chefin, die beruflich im Ausland unterwegs sind“, sagt Steuerberater Gunnar Sames von Ecovis in Freilassing.

Dauert die Entsendung nicht länger als 24 Monate, dann bleibt der Mitarbeiter normalerweise in Deutschland sozialversicherungspflichtig. Damit er jedoch nicht gleichzeitig im jeweiligen Mitgliedsstaat sozialversicherungspflichtig ist, in den er entsandt ist, braucht der Unternehmer für sich oder seine Arbeitnehmer eine Entsendebescheinigung. Sie heißt A1-Bescheinigung. Für jeden Auslandseinsatz muss sie der Unternehmer für seine Mitarbeiter oder für sich selbst erneut beantragen.

Die A1-Bescheinigung gibt es ab Januar 2019 nur noch elektronisch

• Bereits seit Januar 2018 können Unternehmer A1-Bescheinigungen elektronisch beantragen.
• Seit Juli 2018 kommt sie bereits elektronisch zurück.
• Ab Januar 2019 ist der Gesamtprozess nur noch elektronisch möglich. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmer ihre A1-Bescheinigungen über eine entsprechende Software oder sv.net (https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/) beantragen. Dieser Prozess gilt auch für die Beantragung einer Ausnahmenvereinbarung.

Für gewöhnlich stellt die Krankenkasse des Arbeitnehmers die Bescheinigung aus. In Einzelfällen ist die Deutsche Rentenversicherung oder die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig.

Was haben Unternehmer zu beachten?

Beantragt der Unternehmer eine Bescheinigung, dann bekommt er sofort eine Eingangsbestätigung. Beginnt die Entsendung, bevor die endgültige A1-Bescheinigung da ist, dann sollte der Arbeitnehmer immer eine Kopie der Bestätigung und des ausgefüllten Antrags bei sich tragen. Ist die A1-Bescheinigung bereits da, sollte er eine Kopie davon dabei haben. Kann er bei einer Kontrolle weder eine A1-Bescheinigung noch die Eingangsbestätigung vorweisen, drohen erhebliche Bußgelder. „Machen Sie sich eine Checkliste, welche Unterlagen Ihr Mitarbeiter für seinen Auslandseinsatz braucht, damit Sie hier kein Risiko eingehen“, rät Sames.

Was ist vor dem Jahreswechsel 2018/2019 zu tun?

Wer das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung noch nicht nutzt, sollte sich beeilen. „Noch ist genügend Zeit, um das neue Verfahren zu testen“, sagt Ecovis-Steuerberater Sames, „bekanntlich wird es ja zum Jahresende hin immer ein wenig stressig.“