Die DSGVO fordert, dass die Verantwortlichen in den Schulen den Datenschutz aktiv managen. Sie sind zur Rechenschaft verpflichtet und müssen die Einhaltung der Vorgaben nachweisen (Artikel 5 Absatz 2 und Artikel 24 Absatz 1), entsprechende Abläufe einrichten und dokumentieren (Nachweispflicht) – zum Beispiel, indem alle Maßnahmen und Aktivitäten in einem Datenschutz-Handbuch zusammengefasst werden.

Als Organisation stellt sich die Schule auf die Anforderungen der DSGVO ein und definiert Verantwortlichkeiten, etwa wann ein Datenschutzbeauftragter einbezogen wird und welche Schulungen in der Schule angeboten werden.

Die zentralen Fragestellungen der DSGVO hier noch einmal im Überblick:

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Ein zentraler Bestandteil einer datenschutzgerechten Aufarbeitung der DSGVO ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das dokumentiert, wie und womit personenbezogene Daten verarbeitet werden, inwiefern die Verarbeitung zulässig ist (gibt es entsprechende Rechtsvorschriften, Schulgesetz?) und wie die Rechte der Betroffenen gewahrt werden.

Datenschutzfolgenabschätzung

Schulen arbeiten mit den Daten von Kindern und Jugendlichen, die einem sehr starken Schutz unterliegen, und erfassen medizinische Daten (Erkrankungen). Wegen der Sensibilität dieser Daten ist eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durchzuführen. Die Kultusministerien der Bundesländer stufen dies allerdings unterschiedlich ein, denn der Artikel 35 der DSGVO lässt einigen Interpretationsspielraum zu.

Auskunftsansprüche

Im Rahmen der Informationspflichten wird geregelt, wie Auskunftsansprüche und Rechte der Betroffenen erfüllt werden (Artikel 12 bis 21 der DSGVO). Einwilligungen für die Nutzung von Cloud-Diensten und zur Auftragsdatenverarbeitung müssen eingeholt und deutliche Hinweise auf das Widerspruchsrecht gegeben werden.

Auftrags(daten)verarbeitung

Im Rahmen der Auftrags(daten)verarbeitung muss die absolute Zuverlässigkeit des Dienstleisters sichergestellt und regelmäßig überprüft werden. Technisch-organisatorische Maßnahmen (Datensicherheit zum Schutz personenbezogener Daten) mit ihrer Rechenschaftspflicht sind ebenfalls zu dokumentieren und in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.

Technische Ausstattung und Schulungen

Die technische Ausstattung sollte bei vertretbarem Aufwand dem Stand der Technik entsprechen. Das betrifft die Software-Aktualisierung (neben Betriebssystemen auch die Schulsoftware) genauso wie ein Datensicherungskonzept. Datenpannen (Diebstahl, Missbrauch) sind umgehend zu melden (innerhalb von 72 Stunden) und Abläufe zu hinterlegen, was bei einer Datenpanne zu tun ist. Kollegium und Verwaltungsmitarbeiter müssen regelmäßig geschult und für den Datenschutz sensibilisiert werden.

"Dringend möchte ich noch einmal darauf hinweisen, dass private E-Mail-Adressen in Schulen absoluter Unfug sind", stellt Volker Jürgens klar. "Es gibt keinen vernünftigen Grund dafür, Schul-Bedienstete nicht zu verpflichten, eine dienstliche Mail-Adresse zu nutzen."

Weiterführende Links

• DSGVO für Schulen, Teil 8: Datenschutz-Folgenabschätzung – DSFA 
• DSGVO für Schulen, Teil 7: Datensicherheit – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• DSGVO für Schulen, Teil 6: Die Rechte der betroffenen Personen
• DSGVO für Schulen, Teil 5: Die Auftragsdatenverarbeitung (AV/ADV)
• DSGVO für Schulen, Teil 4: Verarbeitung personenbezogener Daten
• DSGVO für Schulen, Teil 3: Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten 
• DSGVO für Schulen, Teil 2: Der Datenschutzbeauftragte 
• DSGVO für Schulen, Teil 1: Datenverarbeitung