Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.