Nach diesen neuen Vorschriften müssen deutschen Unternehmen ihre sog. "wirtschaftlich Berechtigten" gegenüber dem Transparenzregister offen legen, d.h. es sind die natürlichen Personen zu erfassen, die ein Unternehmen kontrollieren und zwar indem sie unmittelbar – aber auch mittelbar – mehr als 25% der Kapitalanteile an dem Unternehmen halten, mehr als 25% der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über das Unternehmen ausüben (zum Beispiel über Stimmrechts- oder Treuhandvereinbarungen). Eine Offenlegungsplicht besteht ausnahmsweise dann nicht, wenn sich die Information zu dem wirtschaftlich Berechtigen bereits aus dem Handelsregister oder anderen öffentlichen Registern ergeben.

In der Praxis ist die Frage, ob sich die erforderlichen Informationen bereits aus dem Handelsregister oder aus anderen öffentlichen Registern ergeben, oftmals schwer zu beantworten. Zudem bereitet die Klärung, wer wirtschaftlich Berechtigter der Gesellschaft ist, oftmals Schwierigkeiten, insbesondere bei Treuhandstrukturen, Gesellschaftervereinbarungen (z.B. Poolverträge, Regelungen im Gesellschaftsvertrag zur Stimmrechtsverteilung oder zu Veto-Rechten einzelner Gesellschafter) oder im Fall eines ausländischen Gesellschafters.

Die Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Information zu den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen bzw. entsprechend Nachforschungen anzustellen. Sie sind jedoch verpflichtet, die erhaltenen Informationen zu sammeln, zu erfassen und gegebenenfalls notwendigen Meldungen gegenüber dem Transparenzregister vorzunehmen. Die Gesellschafter, die wirtschaftlich Berechtigte sind, sind ihrerseits verpflichtet, ihre Stellung als wirtschaftlich Berechtigte gegenüber dem Unternehmen anzuzeigen. Zudem sind die Unternehmen dazu verpflichtet, mindestens einmal jährlich zu prüfen, ob die Angaben im Transparenzregister noch aktuell sind oder eventuell aktualisiert werden müssen.

Im Fall von Zuwiderhandlungen drohen empfindliche Bußgelder von bis zu 100.000,00 Euro und in schweren Fällen von bis zu 1.000.000,00 Euro. Obwohl die Verpflichtung zur Registrierung bereits seit dem 1. Oktober 2017 besteht, gehen wir nicht davon aus, dass Bußgelder vor Ende Dezember verhängt werden, da das Transparenzregister erst Ende des Jahres freigeschaltet wird. Dennoch sollten gegebenenfalls erforderliche Registrierung unverzüglich vorgenommen werden.

Falls Sie weiter Informationen zu dem neuen Transparenzregister oder zu möglichen Compliance Pflichten Ihres Unternehmens benötigen, wenden Sie sich bitte an Dr. Florian Streiber (florian.streiber@fieldfisher.com) oder Claudia Schnurbusch (claudia.schnurbusch@fieldfisher.com).